Ik gebruik datavalidatie, maar het werkt niet.

Symptomen In een Excel werkblad gebruikt u datavalidatie, maar vanaf rij 400 werkt het ‘ineens’ niet meer. Remedie 1 Verwijder overbodige lege cellen en lege regels/kolommen tussen cellen (bereiken) met datavalidatie. Het aantal gebieden met data-validatie is aan een maximum gebonden: door kleinere gebieden aaneen te sluiten, verkleint u het probleem. Remedie 2 Open het Excel-document waarin het probleem zich voordoet. Druk op [Alt]+[F11] om de Visual Basic-omgeving te activeren. Aan de linkerkant van dit Visual-Basic-venster ziet u de Projectverkenner. Zoek hier naar de naam van uw Excel-document. Open dit item indien nodig, door op het plusje links van de bestandsnaam te klikken. Open vervolgens ook de map Microsoft Excel-objecten. Activeer het item van het werkblad waarin u de datavalidatieproblemen wilt oplossen: Zoek de regel met de naam van het werkblad op. Dubbelklik op deze regel. Aan de rechterkant van het venster wordt het venster Programmacode geopend: een groot venster, dat waarschijnlijk nog helemaal wit is. Geef aan dat u een programma wilt maken dat in actie komt op het moment dat in het werkblad een andere cel wordt geselecteerd: Bovenin het venster Programmacode ziet u twee lijstvakken. Open het linkerlijstvak en kies Worksheet. Open vervolgens ook het rechterlijstvak en kies SelectionChange. Open in het Projectvenster de werkmap en in die werkmap het macroblad behorend bij het werkblad waarin u de datavalidatie wilt uitvoeren. Wilt u gegevens valideren in Blad1, dubbelklik dan in het Projectvenster op Blad1. Klik in het codevenster (het grote witte venster rechts). Neem de volgende tekst letterlijk over: Test deze programmacode. Richt het werkblad Blad1 als volgt in: Test het werkblad. Als u in een...

Oeps! Ik heb een bestaand document overschreven!

Symptomen Een gebruiker meldt zich met het volgende probleem. Een cruciaal document is zojuist overschreven. Een leverancierscontract, een factuur, een arbeidsovereenkomst, een offerte. Remedie Kom terstond in actie. U hebt een bestaand document geopend, gewijzigd en opgeslagen. Dit probleem is alleen op te lossen zolang het Word-programma waarin u de blunder hebt gemaakt, nog draait. Sla het gewijzigde bestand op onder een nieuwe naam. Druk op [Ctrl]+[Z], net zolang tot de oorspronkelijke inhoud van het verloren gewaande document weer hersteld is. Sla het herstelde document op onder de oorspronkelijke naam. Verdieping Met de functie Ongedaan maken (Undo) kunt u niet onbeperkt handelingen terugdraaien. Vertrouw dus niet blindelings op de hierboven beschreven remedie: het werkt niet altijd. Maak liever vooraf een kopie van het te gebruiken brondocument met behulp van Windows Verkenner. Tips Gebruik sjablonen om te voorkomen dat dit soort situaties zich in de toekomst nogmaals voordoet. U kunt Word zodanig instellen dat bij het opslaan van een bestand automatisch een kopie wordt gemaakt. Office 2010 en 2013 beschikken over een optie Niet-opgeslagen documenten herstellen. Hiermee kunt u een bestand herstellen dat u vergeten was op te slaan, of een eerdere versie van het bestand terughalen. Kijk in het tabblad Bestand onder Info bij Versies. Zie ook Ongedaan maken. Sjablonen...

Evaluatieversie van Office 2007 of 2010

Symptomen U hebt een nieuwe computer aangeschaft. De verkoper heeft aangegeven dat Microsoft Office (2007) is geïnstalleerd. Toch verloopt het starten van een van de Office-programma’s anders dan u gewend bent. U ziet een venster dat er aan de bovenkant als volgt uitziet: Remedie Controleer allereerst of het juist is dat u een pc met een evaluatieversie hebt besteld en (belangrijker nog) hebt betaald. Of hebt u toch betaald voor een pc met een volledige versie. In dat geval gaat u terug naar de winkel. Hebt u inderdaad een pc met evaluatieversie aangeschaft, maak er dan goed gebruik van. We gaan er in het kader van dit artikel even vanuit dat het geld u niet op de rug groeit: u hebt immers net een nieuwe, dure computer gekocht. Als eerbaar burger hebt u echter het recht de proefversie die door Microsoft is aangeboden, optimaal te benutten. Dit doet u als volgt. Zorg dat u geen verbinding met het internet hebt voordat u verder gaat. Klik in het onderste deel van het venster op de knop met het rode kruisje: Het Office-programma dat u wilt starten laat het volgende dialoogvenster zien: In dit venster wordt aangegeven dat u het programma nog een beperkt aantal keer kunt starten. Dit aantal begint met 25 en elke keer dat u een Office-programma start, gaat er een vanaf. Open twee of drie documenten en typ er een willekeurige tekst in. Sla de documenten niet op. Op deze manier zorgt u ervoor dat u het Office-programma niet per ongeluk sluit: u krijgt immers minimaal twee of drie keer de vraag of u het document wilt...

De performance van m’n Excel-werkmap is slecht

Symptomen Een ontwikkelaar heeft een werkmap gemaakt die op de eigen PC redelijke tot goede reactietijden geeft. Als de werkmap echter op een netwerkschijf wordt geplaatst en ter beschikking wordt gesteld aan eindgebruikers, stort de performance in. Het opslaan van een werkmap duurt (veel) langer dan verwacht. Remedie Breng de omvang van uw werkmap terug. Verdieping Wanneer een Excel-werkmap wordt geopend vanaf een netwerkschijf, reist de werkmap van de netwerkschijf naar uw pc. Slaat u de (ingevulde of gewijzigde) werkmap op, dan is het een heel ander verhaal. Eerst gaat er een verzoek van uw pc naar de fileserver. Dit verzoek bevat de complete werkmap. De fileserver beoordeelt het verzoek en antwoordt ‘ja, bestand mag worden opgeslagen’. Ook dit antwoord bevat weer de hele werkmap. Als uw pc dit antwoord ontvangt, start het feitelijke opslaan: de hele werkmap reist voor de derde keer over het netwerk. Een werkmap van 100 Mb zorgt dus voor minimaal 300 Mb netwerkverkeer. Elke megabyte die u de werkmap kleiner maakt, bespaart dus 3 Mb netwerkverkeer! Tips Er zijn veel manieren om de omvang van een werkmap te verkleinen: Houd het actieve gebied zo klein mogelijk. Neem geen overbodige en/of onnodig grote afbeeldingen in uw werkmap op. Wees kritisch bij het gebruik van ingesloten objecten (embedded objects), en schenk aandacht aan de manier waarop de koppeling tot stand wordt gebracht. Vermijd formules met externe koppelingen zoveel mogelijk. Vermijd het gebruik van functies als VERT.ZOEKEN. Gebruikt u bereiknamen, houd het referentiebereik dan zo klein mogelijk. Laat de bereiknaam niet standaard verwijzen naar bijvoorbeeld $B$2:$B$65535 (tot en met Excel 2003) of $B$2:$B$1048576 (vanaf Excel 2007), als...

Volatiel / Volatile in Excel

Symptomen Werkmappen zijn traag, u bent op zoek naar methoden om ze te versnellen. Een herberekening wordt doorgaans vlot uitgevoerd, maar af en toe is de wachttijd tenenkrommend. Een Excel-expert heeft gewaarschuwd voor het gebruik van ‘volatiele’ functies en acties. U probeert de diepere betekenis van deze opmerking te achterhalen. Remedie voor volatiele standaard Excel-functies Gebruik ze niet. Het betreft: de wiskundige functies ASELECT en ASELECTTUSSEN, de datumfuncties NU en VANDAAG, en de functies INDIRECT, VERSCHUIVEN, CEL en INFO. De waarde van deze functies worden altijd opnieuw bepaald herberekend als Excel gaat herberekenen. Remedie voor zelfgeschreven Excel-functies Neem als eerste instructie in het programma dat de functiewaarde bepaald, de volgende programmacode op: APPLICATION.VOLATILE Deze instructie voorkomt dat de zelfgeschreven functie wordt doorlopen telkens wanneer Excel een herberekening uitvoert. Remedie voor volatiele acties Gebruik ze niet. Het betreft: het openen van een niet-Excel-bestand, bijvoorbeeld een .TXT of een .CSV-bestand, het openen van een werkmap die laatstelijk door een andere Excel-versie was herberekend, het opslaan van een werkmap op het moment dat de optie Berekenen voor opslaan actief is, het invoegen of verwijderen van werkbladen, of het wijzigen van de namen ervan, het invoegen van cellen, rijen en/of kolommen in een werkblad, het filteren of (on)zichtbaar maken van rijen, het toevoegen, wijzigen of verwijderen van bereiknamen, De waarde van deze functies worden altijd opnieuw bepaald herberekend als Excel gaat herberekenen. Verdieping Een aantal Excel-functies staat bij een groot aantal Excel-gebruikers in het zwartboek, omdat ze volatiel zouden zijn. Het betreft met name de functie sINDEX, RIJEN, KOLOMMEN en BEREIKEN. De waarde van deze functies wordt alleen opnieuw bepaald als daar daadwerkelijk...

Waar is het hulpprogramma Office Diagnostische gegevens gebleven?

Symptoom In Office 2007 was een hulpprogramma Office Diagnostische gegevens aanwezig. Dit is in Office 2010 verdwenen. Helpdeskpersoneel of systeembeheer wil diagnostische gegevens over de computer verkrijgen. Remedie Er is geen remedie. Het hulpprogramma Office Diagnostische gegevens is door Microsoft verwijderd uit versie 2010. U kunt gebruik maken van een commercieel diagnostisch programma voor Windows of de diverse in Windows ingebouwde diagnostische programma´s gebruiken. Verdieping In Office 2007 kon u het programma Office Diagnostische gegevens als volgt vinden: Klik op de Office-knop en kies Opties voor [programmanaam]. Voor Word heet de knop bijvoorbeeld Opties voor Word. Klik op Informatiebronnen. Klik op de knop Diagnose uitvoeren. In InfoPath, OneNote, Outlook, Publisher, Project, SharePoint Designer of Visio: Klik in het menu Help op Office Diagnostische gegevens. Het hulpprogramma was ook beschikbaar in het menu Start: Klik in Windows op het menu Start. Kies Alle programma’s, Microsoft Office, Microsoft Office-hulpprogramma’s. Klik op Microsoft Office Diagnostische gegevens. Zie ook Office Performance...

Access database geeft foutmelding 14.0.0000.0000

Symptoom Bij het sluiten van een Access database verschijnt de foutmelding dat voor het wijzigen van het ontwerp minimaal versie 14.0.0000.0000 nodig is Remedie Gebruik de database is de versie waarin hij gemaakt is, namelijk Microsoft Access 2010. Verwijder functionaliteit uit de database zodat hij weer compatibel is met Access 2010. Installeer Access 2007 Service Pack 2 (SP2). Verdieping De database is een .acdb bestand dat is gemaakt in Microsoft Access 2010. Zowel Access 2007 als 2010 maken gebruik van het nieuwe databaseformaat .accdb, maar er zijn wel degelijk verschillen tussen de versies. Access 2010 ondersteunt diverse functies en databasetypen die versie 2007 nog niet kent. Daarom kunt u in een aantal gevallen een in Access 2010 gemaakte database wel openen in versie 2007, maar krijgt u bij het afsluiten een foutmelding zoals hieronder. De melding zelf had wel wat duidelijker mogen zijn. Tot de nieuwe functies waarmee Access 2007 niet overweg kan behoren: Sorteervolgorden voor Chinees, Japans, Roemeens, Servisch, Kroatisch en Bosnisch Databases met Web objecten Datamacro’s Berekende kolommen Gekoppelde tabellen met verbindingsreeksen van meer dan 512 tekens Application Navigation Control Web Browser Control Een factor die het openen van Access 2010 databases nog onduidelijker maakt is het feit dat er verschil zit tussen Access 2007 met Service Pack 1 (SP1) en Access 2007 met Service Pack 2 (SP2). In het eerste geval wil een Access 2010 database soms helemaal niet openen. Heeft u Access 2007 met SP2, dan lukt het openen wel. Maar het bekijken en het wijzigen van het ontwerp van de database kan aan beperkingen onderhevig zijn. Voor de duidelijkheid: als u Access 2007 met...

PowerPoint presentatie direct starten

Symptoom U vindt het onhandig of niet mooi dat een presentatie vanuit de interface van PowerPoint gestart moet worden. Hoe kan ik een presentatie met één muisklik starten, liefst vanaf het bureaublad? Remedie Kies in PowerPoint 2000-2003 Bestand, Opslaan als. Selecteer bij Opslaan als de optie Powerpoint-voorstelling (.pps). Vul een bestandsnaam en een pad in (bijvoorbeeld het bureaublad). Dubbelklik op het nu gemaakte bestand met de extensie .pps. De presentatie zal direct starten, zonder dat de interface van PowerPoint zichtbaar is. Verdieping Het .pps – of vanaf PowerPoint 2007 het .ppxs – bestandsformaat is een speciale versie van een normaal presentatiebestand. Wanneer het geopend wordt zal de presentatie direct worden uitgevoerd vanaf de eerste dia. De interface van PowerPoint wordt niet getoond. Zo is het mogelijk dat u een presentatie op elegante wijze start door op een pictogram op het bureaublad te dubbelklikken. Uw publiek hoeft dan niet toe te kijken hoe u PowerPoint opent, het presentatiebestand zoekt en opent en tot slot de presentatie start. Andere versies In PowerPoint 2007 gebruikt u een ingebouwde menuoptie: Klik op de Office-knop. Wijs naar Opslaan als. Kies PowerPoint-voorstelling en vul de bestandsnaam en het pad in. In PowerPoint 2010 gebruikt u deze stappen: Klik op Bestand. Klik op Opslaan als. Kies PowerPoint-voorstelling en vul de bestandsnaam en het pad in. Het huidige bestand wordt automatisch opgeslagen als een .ppsx bestand, dat een presentatie direct zal starten zonder dat de interface van PowerPoint zichtbaar is. Zie ook Presentatie tonen zonder PowerPoint. Presentatie op andere computers niet...

Nieuwe Plakopties (en werkwijze) in Office

Symptomen U wilt de snelle methoden voor plakken op speciale manieren toepassen. Remedie Snelste methode in 2010: Plak het eerder geknipte of gekopieerde object, tekstdeel, item, et cetera, via sneltoets [Ctrl]+[v] op de doellocatie. Er verschijnt een kadertje met een klembordje (zoals in eerdere versies), maar nu ook met ‘(Ctrl)’ erbij vermeld. Druk eenmaal op de [Ctrl]-toets (niet ingedrukt houden). Onder het klembordje verschijnt een kadertje met de plakmogelijkheden (kan overigens ook in beeld gebracht worden met een muisklik). Kies de letter van de gewenste plakoptie. Verdieping In het voorbeeld in de figuur hierboven van Word 2010 kunt u kiezen uit (wijs eventueel de opties aan om de uitlegkadertjes te lezen): O; Opmaak van bron behouden. Dit komt overeen met ‘normaal’ plakken. Als dat is wat u wilt, is een letter kiezen eigenlijk niet meer nodig. De mogelijkheid om die letter te kiezen moet er wel zijn, want zoals in de figuur te zien: u zou als standaardoptie een andere plakmethode kunnen hebben ingesteld. M; Opmaak samenvoegen T; Alleen tekst behouden. Is hetzelfde als Plakken speciaal, Niet-opgemaakte tekst. Zie verderop ook nog andere plakmogelijkheden. Het aanwijzen van de plakopties heeft trouwens nog een handige bijwerking: u ziet door de Directe Weergave alvast wat het resultaat zal zijn van uw keuze. Dat kan onder andere afhankelijk zijn van de exacte locatie waar u plakt: zo kan er bijvoorbeeld wel of geen verschil zijn tussen opmaak samenvoegen of alleen tekst behouden. Die vernieuwde vorm van de plakopties verschijnt altijd en in elke Officetoepassing als u iets plakt, op welke wijze dan ook, via (snel)menu of sneltoets. Welke opties u aangeboden krijgt,...

Sparklines gebruiken in Excel

Symptomen De gebruiker wil behalve via voorwaardelijke opmaak of aparte grafieken trends weer kunnen geven van de gegevens in een rekenmodel met de nieuwe Sparklines. Verdieping Nieuw in Excel 2010 en 2013 zijn de zogenaamde sparklines: zo kan het programma kleine grafieken in een cel laten verschijnen, bijvoorbeeld om bepaalde trends in gegevens te visualiseren. Uitgaande van een rekenmodel zoals in bijgaande figuur – maandcijfers met een kwartaal(sub)totaal – kunt u in kolom F die trendgrafiekjes op de volgende manier laten tekenen (het label ‘trends’ staat dus in cel F2). Selecteer cel F3, dus de lege cel rechts naast het kwartaaltotaal, onder het label. Kies via tab Invoegen, Sparklines een lijnvormige sparkline. Selecteer het gegevensbereik waarover de sparkline moet worden weergegeven, dus in de voorbeeldfiguur hierboven de maandomzetten in de cellenreeks B3:D3. Klik OK en zie het trendlijntje verschijnen. Meteen verschijnt ook een nieuwe hulptab Hulpmiddelen voor sparklines. Bekijk er de mogelijkheden en kies onder andere het vinkje in groep Weergeven bij Markeringen. Dan verschijnen in de sparkline de punten voor de drie maanden zoals in de figuur. Laat in de cellen onder F3 de sparklines ook verschijnen door te kopiëren: het snelst doet u dat dus met de Kopieer-tool (vulgreep). Er zijn behalve lijnen ook kolommetjes of winst/verliesbalkjes te kiezen en er is een keur aan in te stellen stijlen en opties voor de sparklines. Kijk bijvoorbeeld eens naar de manier om de hoogste of laagste waarde in zo’n celgrafiekje extra te benadrukken. Voorwaardelijke opmaak Ook combinaties met voorwaardelijke opmaak en effecten met bijvoorbeeld pictogrammetjes zijn mogelijk. Microsoft geeft in Help een aardig voorbeeld, kijk maar. De gekleurde pijlen...