Documenten standaard in een ouder formaat opslaan

Symptoom De gebruiker wil vanuit de programma’s in Office 2007 of 2010 de bestanden toch opslaan in een oudere indeling vanwege de uitwisselbaarheid met anderen. Remedie Stel in dat u standaard uw bestanden wilt opslaan in het ‘oude’ formaat. U doet dat als volgt: Ga via de Officeknop (2007) of tab Bestand (2010) naar de Opties van het programma. Kies in categorie Opslaan als standaard bestandsindeling het 97-2003 formaat. In Excel heet dit bijvoorbeeld Excel 97-2003-werkmap (*.xls). Deze indeling is onveranderd gebleven in alle Officebundels van versie 97 tot en met 2003. Deze instelling is mogelijk in Word, Excel en PowerPoint, voor Access gaat u naar de categorie Populair (2007) of Algemeen (2010) waar u de standaard (lege) bestandsindeling kunt instellen op versie 2000, 2002-2003 of 2007. Tips Als het maar om een enkele gebruiker in uw organisatie gaat die nog van een oudere Officeversie gebruik maakt, is het wellicht handiger dat die gebruiker in zijn oudere versie de conversietools van Microsoft installeert om ook het nieuwe formaat te kunnen lezen en bewerken. De indeling van Access 97 staat niet in het lijstje van oudere bestandsformaten (omdat Microsoft de bundel Office 97 niet meer ondersteunt). Heeft u toepassingen in die indeling, converteer die dan via een recentere versie naar een formaat dat wel uitwisselbaar is met uw instellingsmogelijkheden. Zie ook Bestandsformaten...

Documenten delen via SkyDrive

Symptomen De gebruiker wil een bestand delen met anderen, zonder het bestand te e-mailen. Een bestand moet door meerdere mensen bewerkt kunnen worden. Remedie Wanneer u gebruik maakt van de gratis Microsoft dienst SkyDrive (nu OneDrive) kunt u een daar opgeslagen document delen met anderen. Daarbij kunt u zelf de machtigingen bepalen, dus of iemand het document kan lezen of ook mag bewerken. Gebruik daarvoor de knop Delen wanneer u een document in de Office Web App bekijkt. Verdieping Voor het delen van een document op Microsoft Live SkyDrive volgt u de volgende stappen: Log in op Windows Live, Hotmail of Outlook.com en ga naar SkyDrive/OneDrive. Klik op de naam van een opgeslagen document om het te bekijken in de bijbehorende Office Web (niet bewerken). Kies in de Word Web App de optie Delen. Een scherm verschijnt waarin u met behulp van een schuifbalk de machtigingen kunt instellen. U kunt kiezen uit Iedereen, Vrienden en vrienden van vrienden, Vrienden, (Alleen) geselecteerde vrienden en Ikzelf. Als u eerder de naam en het e–mailadres van een vriend had toegevoegd aan uw lijst van contactpersonen in Hotmail, kunt u de optie Vrienden kiezen en één of meer namen opgeven. Zo niet, dan kunt u het beste de optie Iedereen gebruiken. Het mag in dat geval uiteraard niet om een vertrouwelijk document gaan. Hoewel anderen het document niet zomaar kunnen zien, zouden ze er wel bij kunnen wanneer zij over een link ernaartoe beschikken. Kies in de Excel Web App de optie Delen en daarna Machtigingen. De andere gebruiker krijgt een e-mailbericht met een koppeling naar het bestand op uw SkyDrive/OneDrive. Tips SkyDrive/OneDrive...

Bestanden op SkyDrive worden niet geopend in de Office applicatie

Symptomen De gebruiker kan een bestand op SkyDrive/OneDrive wel bewerken in de Word of Excel App, maar niet in Word of Excel op de pc Browser compatibiliteitsproblemen bij het gebruik van SkyDrive/OneDrive. Remedie De Office Web Apps werken goed in de nieuwste browsers van Microsoft, Mozilla, Google en zelfs Apple. Enkele dingen werken minder goed. Schakel bij problemen eerst over op de laatste versie van Internet Explorer om te zien of deze het probleem oplost. Zo ja, dan is het hoogstwaarschijnlijk een compatibiliteitsprobleem tussen Microsoft SkyDrive/OneDrive en uw browser. Verdieping In de meeste gevallen werkt het opslaan van documenten op Microsoft SkyDrive OneDrive en het vervolgens bewerken van deze documenten in de Office Web App goed. Het kan echter zijn dat u bij het bewerken van het document in de lokale Office toepassing tegen een probleem aan loopt. Volg onderstaande stappen: Log in op Windows Live, Hotmail of Office.com en ga naar SkyDrive/OneDrive. Klik naast een op SkyDrive opgeslagen document op het informatiepictogram. Kies de optie Openen in Word, of Openen in Excel of Openen in PowerPoint. Als het document wordt geopend in de lokale Office toepassing is er geen probleem. Maar het kan zijn dat onderstaande melding verschijnt: In dit geval gebruikt u mogelijk een browser die niet volledig compatibel is met Microsoft SkyDrive of de Web Apps. Hoewel Microsoft beweert dat de Office Web Apps werken in alle moderne browsers, blijkt met name het bewerken in de lokale toepassing problemen op te leveren. De afbeelding toont het probleem dat optreedt bij het gebruik van Google Chrome. Wanneer hetzelfde document onder dezelfde gebruikersnaam wordt geopend vanuit Internet Explorer...

Kan een programma het toetsenbord bedienen?

Symptomen Een programma verricht een aantal handelingen, en het is de bedoeling dat na afloop van de verwerking de Backstage van Office 2010 wordt getoond. VBA kent echter geen opdrachten om dit te bewerkstelligen. In een geautomatiseerd het proces verschijnt een dialoogvenster. Een gebruikers wil dat er automatisch op een knop gedrukt wordt, maar dit is niet de standaardknop. De eigenschap DisplayAlerts kan dus niet worden gebruik. Wat is het alternatief? Remedie 1 Gebruik de methode SendKeys. Neem in uw programma het volgende statement op: Voert u dit programma vanuit een werkblad in een Excel-werkmap uit, dan wordt het getal in de actieve cel “getypt”. De toevoeging {Enter} zorgt ervoor dat de invoer wordt afgesloten met een Enter. Onder het kopje Verdieping1 vindt u de codes voor de andere bijzondere toetsen. Verdieping 1 Gebruikt u de methode SendKeys, dan kunt u de te typen cijfers en letters tussen dubbele aanhalingstekens zetten: ”TEST”. Bijzondere toetsen, zoals Enter, moeten ook binnen die dubbele aanhalingstekens komen, maar u moet er bovendien accolades omheen plaatsen: ”TEST{Enter}”. De codes voor de andere bijzondere toetsen zijn: Ook voor de schakeltoetsen moet u bijzondere codes gebruiken: Tip 1 Het gebruik van de methode SendKeys is mooi, maar risicovol. Als er tijdens het “typen” van de toetsen iets onverwachts gebeurt, kan het helemaal mis gaan. Stel, u laat een programma inloggen op een website. Het programma gebruikt SendKeys om het wachtwoord in te vullen. Op dat moment komt er een e-mail binnen. Rechtsonder in het scherm wordt een venstertje actief dat u op deze mail attendeert. SendKeys stuurt de toetsaanslagen nu niet naar de website, maar naar...

Hoe kan ik een presentatie beveiligen?

Symptomen De gebruiker wil niet dat anderen een PowerPoint presentatie openen. De gebruiker wil niet dat anderen een PowerPoint presentatie wijzigen. Remedie Vanaf PowerPoint 2002 (Office XP) is het mogelijk om wachtwoordbeveiliging op presentatiebestanden in te stellen: Kies Bestand, Opslaan als. Kies Extra, Algemene opties. Voer een Wachtwoord voor openen in en klik op OK. Door de wachtwoordbeveiliging bij openen kan de presentatie nu niet meer geopend worden zonder dat de gebruiker het wachtwoord invoert. Verdieping Een wachtwoordbeveiliging op Office documenten zorgt ervoor dat de inhoud van het document niet door onbevoegden kan worden bekeken. Uiteraard kunt u zelf het document ook niet meer openen als u het wachtwoord vergeet. Er zijn manieren om ervoor te zorgen dat anderen de informatie in uw presentatie wel kunnen zien, maar niet of bijzonder lastig kunnen aanpassen en opnieuw verspreiden. Hieronder vallen onder meer: Het opslaan van de presentatie als afbeeldingenbestand, waarbij elke dia een afbeelding wordt. De objecten op de dia zijn dan niet meer aanpasbaar. Kies in PowerPoint 2010 Bestand, Opslaan en verzenden, Bestandstype wijzigen, PowerPoint-afbeeldingspresentatie, Opslaan als. Een video maken van de presentatie als. Kies in PowerPoint 2010 Bestand, Opslaan en verzenden, Een video maken. Een PDF-bestand maken van de presentatie. Kies in PowerPoint 2010 Bestand, Opslaan en verzenden, PDF- of XPS-document maken. Een PDF-bestand is nog verder te beveiligen door er een wachtwoord voor openen of bewerken op te zetten. Helaas kan dit niet vanuit PowerPoint. Wel kunt u een PDF editor zoals Adobe Acrobat of Nitro PDF gebruiken om de PDF te beveiligen. Andere versies In versies van PowerPoint voor XP, bijvoorbeeld versie 2000, is een wachtwoordbeveiliging...

Video invoegen in Word, PowerPoint of Excel document

Symptomen De gebruiker wil video toevoegen aan een Word of Excel bestand. De gebruiker wil een videobestand opnemen in een PowerPoint presentatie. Video mailen lukt niet, wat nu? Remedie Om een videoclip toe te voegen aan een Word of Excel 2007 of 2010 bestand gaat u als volgt te werk. De video verschijnt als pictogram in het document en kan worden afgespeeld door hierop te dubbelklikken. Ga naar het tabblad Invoegen en kies in de groep Tekst de knop Object. Selecteer het tabblad Bestand gebruiken. Klik op de knop Bladeren. Selecteer het videobestand en kies Openen. Vink de optie Als pictogram weergeven aan en klik op OK. Om een videoclip in een Word document te bekijken: Open het document. Dubbelklik op het pictogram met de bestandsnaam eronder. Als de vraag verschijnt “Wilt u dit bestand openen” klikt u op Openen. De videoclip wordt met de standaard videosoftware afgespeeld, dat zal vrijwel altijd Windows Media Player zijn. Verdieping Sommige gebruikers willen een video in een document opnemen om de beveiligingsinstellingen van hun internet provider of werkgever te omzeilen. Het mailen van een videobestand lukt dan niet, omdat de bijlage als onveilig wordt beschouwd en geblokkeerd wordt. De hierboven genoemde stappen zijn een noodoplossing, omdat u een Office document ‘misbruikt’ voor het vervoeren van een videobestand. Het kan voor de ontvanger minder duidelijk zijn hoe het videobestand gestart moet worden. Ook het opslaan ervan kan problematisch zijn. Er is geen optie voor het opslaan van het videobestand op schijf. Gebruik de volgende truc om toch te proberen het videobestand uit het document te halen: Rechtsklik op het pictogram en kies Kopiëren....