Symptomen

  • De gebruiker heeft een .ost bestand bewaard, en wil op een andere computer gebruik maken van dit bestand om alle e-mail uit Outlook te benaderen.
  • De gebruiker zoekt een manier om alle e-mailberichten, afspraken en contactpersonen uit Outlook veilig te stellen.

Remedie

Het .ost bestand is geen back-upbestand voor Outlook! Het is een lokaal cache bestand dat gebruikt dient te worden in samenwerking met Microsoft Exchange. Als de Exchange account niet meer aanwezig is, kan het zijn dat het .ost bestand niet of niet goed meer gelezen kan worden.

Verdieping

OST staat voor Offline Storage Table. Een .ost bestand wordt door Outlook gemaakt om een kopie van Exchange Server items, zoals e-mailberichten, op de lokale harde schijf te bewaren. Wanneer (opnieuw) een verbinding met Exchange mogelijk is, worden de items gesynchroniseerd. Een .ost bestand is weliswaar bedoeld om offline te kunnen werken, maar het is geen back-up of database van alle e-mail en andere Outlook items.

Wanneer in Outlook automatisch een archiefbestand gemaakt wordt, kan dat wel worden gebruikt om oude berichten te benaderen. Maar een archiefbestand bevat per definitie niet de nieuwste berichten. Wanneer alleen vertrouwd wordt op een archiefbestand kan de gebruiker dus de recentere berichten (evenals alle contactpersonen, taken e.d.) kwijt zijn.

Om een complete back-up te hebben van alle Outlook items is het noodzakelijk een export te maken naar een .pst bestand. Dit bestand kan vervolgens op een extern medium worden bewaard. Zo exporteert u alle Outlook items naar een .pst bestand:

  1. Kies in Outlook 2003 Bestand, Importeren en exporteren.
  2. Kies in het venster de optie Naar een bestand exporteren en klik op Volgende.
  3. Kies in het volgende scherm Bestand met persoonlijke map (.pst) en klik op Volgende.
  4. Selecteer de te exporteren map. Gebruik de hoofdmap om alle Outlook items te exporteren en zorg dat de optie Inclusief submappen is ingeschakeld. Klik dan op Volgende.
  5. Geef een bestandsnaam op en klik op Voltooien.

Andere versies

Zo exporteert u alle items naar een .pst bestand in Outlook 2010:

  1. Kies in Outlook 2010 Bestand, Openen (merkwaardigerwijs, want u wilt iets opslaan).
  2. Klik op Importeren.
  3. Kies in het venster de optie Naar een bestand exporteren en klik op Volgende.
  4. Kies in het volgende scherm Outlook-gegevensbestand (.pst) en klik op Volgende.
  5. Selecteer de te exporteren map. Gebruik de hoofdmap om alle Outlook items te exporteren en zorg dat de optie Inclusief submappen is ingeschakeld. Klik dan op Volgende.
  6. Geef een bestandsnaam op en klik op Voltooien.

.OST bestanden inzien of converteren

Er zijn hulpprogramma’s die het mogelijk maken een .ost bestand in te zien of om te zetten naar een .pst bestand. Even Googlen op “view ost” levert u vast voldoende resultaten op.

Eén voorbeeld is Systools OST Viewer (http://www.ostviewer.com/). Met een dergelijk programma kunt u een .ost bestand op schijf openen en door de mappenstructuur en de berichten navigeren. Zo is in elk geval een belangrijk bericht nog terug te vinden en te lezen.

Wilt u alle berichten terughalen, dan zoekt u in Google op “convert ost to pst”. De gevonden programma’s zijn over het algemeen commercieel, wat wil zeggen dat u er een kleine vergoeding voor moet betalen. Maar dan zetten zij ook het onbruikbare .ost bestand om naar een .pst bestand dat u in Outlook gewoon kunt openen. Eén voorbeeld is Recovery ToolBox for Outlook (http://www.recoverytoolbox.com). Het gebruik van deze programma’s is uiteraard voor eigen risico.

Tips

  • Outlook 2007 en 2010 maken .pst bestanden in een bestandsindeling die die grotere bestanden en Unicode-tekensets ondersteunt. Deze .pst bestanden kunnen niet worden gelezen door eerdere Outlook versies.

Zie ook

Back-up Outlook-bestanden

Waar staat het .PST bestand van Outlook?