Symptomen

  • De gebruiker wil niet dat anderen een PowerPoint presentatie openen.
  • De gebruiker wil niet dat anderen een PowerPoint presentatie wijzigen.

Remedie

Vanaf PowerPoint 2002 (Office XP) is het mogelijk om wachtwoordbeveiliging op presentatiebestanden in te stellen:

  1. Kies Bestand, Opslaan als.
  2. Kies Extra, Algemene opties.
  3. Voer een Wachtwoord voor openen in en klik op OK.

Door de wachtwoordbeveiliging bij openen kan de presentatie nu niet meer geopend worden zonder dat de gebruiker het wachtwoord invoert.

Verdieping

Een wachtwoordbeveiliging op Office documenten zorgt ervoor dat de inhoud van het document niet door onbevoegden kan worden bekeken. Uiteraard kunt u zelf het document ook niet meer openen als u het wachtwoord vergeet.

Er zijn manieren om ervoor te zorgen dat anderen de informatie in uw presentatie wel kunnen zien, maar niet of bijzonder lastig kunnen aanpassen en opnieuw verspreiden. Hieronder vallen onder meer:

  • Het opslaan van de presentatie als afbeeldingenbestand, waarbij elke dia een afbeelding wordt. De objecten op de dia zijn dan niet meer aanpasbaar. Kies in PowerPoint 2010 Bestand, Opslaan en verzenden, Bestandstype wijzigen, PowerPoint-afbeeldingspresentatie, Opslaan als.
  • Een video maken van de presentatie als. Kies in PowerPoint 2010 Bestand, Opslaan en verzenden, Een video maken.
  • Een PDF-bestand maken van de presentatie. Kies in PowerPoint 2010 Bestand, Opslaan en verzenden, PDF- of XPS-document maken. Een PDF-bestand is nog verder te beveiligen door er een wachtwoord voor openen of bewerken op te zetten. Helaas kan dit niet vanuit PowerPoint. Wel kunt u een PDF editor zoals Adobe Acrobat of Nitro PDF gebruiken om de PDF te beveiligen.

Andere versies

In versies van PowerPoint voor XP, bijvoorbeeld versie 2000, is een wachtwoordbeveiliging niet mogelijk en kunnen door nieuwere versies ingestelde wachtwoorden ook niet worden gelezen.

In oudere versies van PowerPoint zijn mogelijkheden als het maken van een afbeeldingspresentatie mogelijk niet voorhanden. Wel kunt u alle dia’s apart als afbeeldingen opslaan.

Tips

  • Klik als beheerder in de linker kolom onder Abonnementen op Beheren om te zien hoeveel gebruikerslicenties u heeft gemaakt en wat de maandelijkse kosten zijn. Verwijder licenties die u niet meer gebruikt, zodat u optimaal gebruik maakt van het pay-per-use model.
  • Het is mogelijk diverse opdrachten die via de normale interface niet mogelijk zijn, zoals gemachtigdentoegang, via PowerShell toch aan Office 365 door te geven. Raadpleeg hiervoor gespecialiseerde documentatie die u bij Microsoft kunt vinden.
  • Als u niet wilt dat uw presentatie op internet gaat ‘zwerven’, neem dan een copyright melding op in het diamodel. De melding zal achter elke dia te zien zijn, net als een watermerk in Word.

Zie ook

Outlook profiel aanmaken.
Gemachtigden toewijzen in Outlook 2010 en Office365.