Problemen met afdrukken in Office oplossen

Symptomen De gebruiker heeft problemen met het afdrukken van documenten in Microsoft Office. Welke stappen kunnen gevolgd worden om afdrukproblemen op te lossen? Remedie Volg bij het oplossen van afdrukproblemen een beproefde supportstrategie. Vraag wat er precies mis gaat, laat de gebruiker vanaf een ander werkstation afdrukken, laat de gebruiker vanuit een andere applicatie afdrukken of naar een andere printer. Zo vindt u hopelijk snel waar het aan ligt: aan het werkstation, Windows, Office, de printer of iets anders. Verdieping Hoewel uw manier van troubleshooting kan verschillen van de onze, geven wij hier eerst een aantal algemene tips voor het controleren van afdrukproblemen, onderverdeeld in categorieën: Er wordt niets afgedrukt: Controleer of de printer aan staat en er papier / inkt / toner genoeg is. Controleer of de printer foutmeldingen vertoont, of dat er een klep openstaat. Laat eventueel een testpagina afdrukken via het menu/display van de printer. Controleer of het afdrukken in Windows onderbroken is: Kies Start en vervolgens Printers en faxapparaten in Windows XP of Start, Configuratiescherm, Apparaten en printers weergeven in Vista of Windows 7. Klik met de rechtermuisknop op uw printer. Probeer opties als Doorgaan met afdrukken, Printer on line gebruiken of Afdruktaken weergeven. Controleer wel een vinkje staat bij de printer die de gebruiker wil gebruiken. Zo niet, dan is dit niet de standaardprinter en kan de opdracht ergens anders heen gegaan zijn. Controleer of er is afgedrukt naar een XPS- of PDF printerdriver. In dat geval zal niets worden afgedrukt, maar wordt een elektronisch document aangemaakt. Controleer in de eigenschappen van de printer of de poort goed geconfigureerd is. Laat de gebruiker uitloggen...

Het bouwstenensjabloon in Word 2007

Symptomen De beheerder wil weten waar bouwstenen worden opgeslagen. De gebruiker wil meer weten over het gebruik van bouwstenen in Word 2007 De foutmelding “Het Microsoft Office Open XML-bestand Bouwstenen.dotx kan niet worden geopend omdat er problemen zijn met de inhoud” verschijnt. Remedie Word 2007 gebruikt een speciaal sjabloon voor het bewaren van alle bouwstenen. U vindt de locatie als volgt: Kies Start. Typ in het zoekvak: %appdata%\Microsoft\Document Building Blocks en druk op [Enter]. Ga indien nodig naar de submap met de juiste taal, voor Nederland is dat 1043. Hier vindt u het bestand Building Blocks.dotx (het heet ook zo in de Nederlandse versie van Office 2007). Opmerking: met de variabele %appdata% vult u het pad naar de gebruikersmap in. In ‘gewone’ notatie is het pad is over het algemeen: C:\Users\<gebruikersnaam>\AppData\Roaming\Microsoft\Document Building Blocks\1043. Verdieping In Word 2007 kunt u op verschillende plaatsen gebruik maken van bouwstenen. U vindt ze onder meer onder de tab Invoegen bij de opties Voorblad, Koptekst, Voettekst, Paginanummer en Tekstvak. Maar ook de standaard Inhoudsopgaven (in de tab Verwijzingen) komen uit het bouwstenenbestand. Een direct toegang tot alle bouwstenen krijgt u als volgt: Ga naar de tab Invoegen. Klik in de groep Tekst op Snelonderdelen en kies Bouwstenenbeheer. Het venster Bouwstenenbeheer verschijnt. De bouwstenen zijn gesorteerd op categorie. 3. Selecteer een bouwsteen en klik op Eigenschappen bewerken. Informatie over de bouwsteen verschijnt, onder meer de plaats waar deze is opgeslagen. Wanneer een gebruiker interessante bouwstenen gemaakt heeft en deze wil distribueren, dan kan dat door het bestand te kopiëren en bij de andere gebruikers te overschrijven. Meestal hoeft u alleen Building Blocks.dotx te kopiëren en...

Hoe kan ik een presentatie redigeren / becommentariëren?

Symptoom De gebruiker wil commentaar leveren op de PowerPoint presentatie van een ander, of commentaar in een presentatie verwerken. Remedie PowerPoint heeft geen functie voor het bijhouden van wijzigingen, zoals Word. Maak in plaats daarvan gebruik van de functies voor opmerkingen in PowerPoint 2002 en hoger. Kies Invoegen, Opmerking om een nieuwe opmerking toe te voegen aan de dia. Verdieping Een geplaatste opmerking krijgt een pictogram. Hoewel de opmerking niet aan tekst te koppelen is, kunt u de positie van het pictogram wel wijzigen door het te verslepen met de muis. Door op het pictogram te klikken maakt u de tekst van de opmerking zichtbaar. Door op het pictogram te dubbelklikken kunt u de opmerking bewerken. Door te rechtsklikken op het pictogram maakt u opties zichtbaar voor het bewerken van de opmerking, het kopiëren van de tekst naar het klembord, en het verwijderen van de opmerking. Een werkbalk Redigeren is toegevoegd vanaf PowerPoint 2002. U maakt deze werkbalk indien nodig zichtbaar via de optie Beeld, Werkbalken. De balk heeft onder meer knoppen voor het toevoegen, bewerken en verwijderen van een opmerking, maar ook voor het weergeven of verbergen van alle opmerkingen en voor het navigeren door alle opmerkingen op een dia. Andere versies In PowerPoint 2007en hoger  gebruikt u het tabblad Controleren in het lint. Met de knop Markeringen weergeven maakt u commentaarmarkeringen zichtbaar of onzichtbaar. Gebruik de knoppen Nieuwe opmerking en Opmerking bewerken om een opmerking toe te voegen of te bewerken. Via opties onder de knop Verwijderen kunt u de huidige opmerking verwijderen, alle opmerkingen (markeringen) op de huidige dia verwijderen of alle opmerkingen in de presentatie...

Verschil tussen veldtype Integer en Lange Integer in Access

Symptoom De gebruiker wil cijfers in een Access database opslaan en vraagt zich af of het veldtype Integer of Lange Integer gebruikt moet worden. Remedie Het veldtype Integer slaat waarden op tussen -32.768 en 32.767. Er kunnen geen decimalen gebruikt worden en de grootte van het veld in de database bedraagt 2 bytes. Het veldtype Lange integer (Engels: Long) slaat waarden op tussen -2.147.483.648 en 2.147.483.647. Er kunnen wel decimalen gebruikt worden. De grootte van het veld in de database bedraagt 4 bytes. Verdieping Wanneer u een tabel maakt of wijzigt en het gegevenstype Numeriek selecteert, bepaalt de instelling van de eigenschap Veldlengte de opslagruimte voor het getal. U kunt kiezen uit: Byte Integer Lange integer Enkele precisie Dubbele precisie Replicatie-id Decimaal Onder Remedie is al beschreven wat de verschillen zijn tussen het veldtype Integer en Lange integer. In het laatste veldtype kunnen decimalen worden opgeslagen. Ook is het getal wat u kunt opslaan veel groter. Gebruik het veldtype Integer voor waarden waarvan u zeker weet dat zij geen decimalen bevatten, wel negatief mogen zijn, en kleiner dan ongeveer 32.000 blijven. Het veldtype Byte slaat waarden op tussen 0 en 255. Het veldtype Enkele precisie (Engels: single) slaat numerieke drijvende-kommawaarden op tussen -3,4 x 1038 en +3,4 x 1038 met maximaal zeven significante cijfers. De vereiste opslagruimte is 4 bytes. Het veldtype Dubbele precisie (Engels: double) slaat numerieke drijvende-kommawaarden op tussen -1,797 x 10308 en +1,797 x 10308 met maximaal 15 significante cijfers. De vereiste opslagruimte is 8 bytes. Het veldtype replicatie-id wordt gebruikt voor het opslaan van unieke identificatiecodes (GUIDs) van 16 bytes. Het veldtype Decimaal slaat numerieke...

AutoCorrectie neemt de opmaak niet mee

Symptomen De gebruiker wil bij het invoegen van een AutoCorrectie-tekst ook opmaak van de tekst meenemen. Remedie Maak de tekst die als vervanging voor de AutoCorrectie-optie moet worden ingevoegd in de normale tekst zoals gewenst op. Selecteer de vervangende tekst. Ga via menu Extra, AutoCorrectie (Word 2000-2003) naar het venster waar u het item in kunt stellen. In het tekstvak onder Door: staat de geselecteerde tekst. Als de opmaak al direct is weergegeven en het keuzerondje bij Tekst met opmaak is al actief, kunt u de te vervangen tekst invullen in het vak onder Vervangen. Is het rondje niet ingeschakeld, doe dat dan alsnog. Bij vreemde tekens zoals pictogrammen uit de tekenset Wingdings of iets dergelijks, zal niet altijd onder Door: zichtbaar zijn wat de vervanging uiteindelijk zal worden. Klik op Toevoegen en klik OK. Probeer de nieuwe AutoCorrectie-optie nog even in het document uit door de te vervangen tekst in te typen gevolgd door een spatie, leesteken of [Enter]. Verdieping Het probleem wordt eigenlijk veroorzaakt doordat in het venster AutoCorrectie geen opmaak kan worden ingesteld. Daarom moet u die opmaak eerst instellen en vervolgens de uiteindelijk te plaatsen tekst selecteren, alvorens naar het venster AutoCorrectie te gaan. Stel dat u niet steeds subscript wilt instellen voor de 2 in de tekstnotatie CO2 voor kooldioxine, maar dat na typen van CO2 door AutoCorrectie wilt laten vervangen. Volgens de procedure hierboven komt na de selectie van de tekst in de gewenste notatie in het document in venster AutoCorrectie in vak Door: meteen de juiste notatie te staan. Andere versies De AutoCorrectie-opties vindt u in Word 2007 via de Office-knop of in Word...

Rekenen met tijden in Excel

Symptomen De gebruiker houdt in een rekenblad het aantal gewerkte uren van de medewerkers in de organisatie bij, en berekent daarna de loonkosten. Maar in de totaalberekening leidt de urentelling niet tot de juiste bedragen. Remedie Twee zaken kunnen het probleem veroorzaken: de opgetelde uren vermenigvuldigen met bedragen, en de urentelling die over de daggrens gaat. Hieronder de oplossing voor beide. Verdieping Rekenen met tijdwaarden is – net als met datums – wat lastiger dan met ‘gewone’ getallen. Dat heeft te maken met de afwijkende getalsystemen waar u dan mee rekent: een dag kent nu eenmaal 24 uur en een uur 60 minuten. Zolang u binnen de hoeveelheid van 24 uren blijft en u niet over de daggrens gaat, kunt u berekeningen op de tijdwaarden toepassen alsof het gewone getallen waren. Zo kunt u werktijden (die in cellen staan van een rekenmodel) gewoon van elkaar aftrekken en zo uitrekenen hoeveel uren of minuten tussen begin en eindtijd zijn verstreken. In onderstaande figuur ziet u hoe de begin- en eindwerktijden en de lengte van de pauzes als uren worden genoteerd in een model en hoe dan het aantal gewerkte uren wordt uitgerekend met behulp van de formule in de formulebalk. De formule (zie de formulebalk voor cel F5) moge duidelijk zijn: eindtijd minus begintijd minus pauze, levert 5½ gewerkte uren op. Maar zodra het aantal uren over de daggrens heen gaat (24:00/0:00 uur) kan het rekenprogramma geen waarde weergeven die binnen de klok valt, omdat de formule een negatieve waarde oplevert. Om dit te voorkomen kunt u de berekening als volgt formuleren: =(D5-C5+(D5<C5))-E5 Hierin wordt gekeken of de eindtijd kleiner...

Mijn visitekaartjes worden niet netjes afgedrukt

Symptomen Voor uw bedrijf, stichting of vereniging wilt u (semi-)professionele visitekaartjes maken, tweezijdig bedrukt. Het wil echter maar niet lukken de voor- en de achterkant van deze visitekaartjes goed aan beide zijden van het papier te krijgen. De visitekaartjes staan netjes ‘in register’ (zoals dit in de drukkerswereld heet), maar het merendeel gaat verloren als u ze op maat probeert te snijden. Remedie Om de voor- en achterkant van het papier netjes tegenover elkaar te krijgen, gaat u als volgt te werk: Open een nieuw document. Stel de marges van het document zo in dat het papier maximaal gebruikt wordt: maak alle marges zo klein mogelijk. Zorg er in ieder geval voor dat de linker- en de rechtermarge exact gelijk zijn. Maak uw visitekaartjes met behulp van een gecentreerde tabel: Kies Invoegen, Tabel of het commando uit uw versie van Word. Voeg een tabel in van twee kolommen en vijf of zes rijen. Stel de kolombreedtes in: Selecteer de eerste kolom door met de muis net boven de eerste cel van deze kolom te klikken. Word selecteert dan de eerste kolom. Klik met de rechtermuisknop in de selectie en kies Tabeleigenschappen. Klik op de tab van het tabblad Kolom. Stel de kolombreedte in: Klik op de knop Volgende kolom. Herhaal het instellen van de kolombreedte tot dat alle kolommen de gewenste breedte hebben. Stel op deze manier ook de rijhoogte van alle rijen in: nu gebruikt u de tab Rijen. Maak een proefafdruk en houd deze tegen het licht (of, indien beschikbaar, leg de proefdruk op een lichtbak). Stel vast of de voor- en achterkant netjes tegenover elkaar staan....

Kan ik een Open Office-document afdrukken?

Symptomen Een zakenrelatie of een goede vriend(in) komt langs met een document dat moet worden afgedrukt. Als u het document in Windows Verkenner bekijkt, zit u dat de bestandsextensie .ODF is. U probeert het document te openen, maar dat wil niet lukken. Remedie Surf naar de website http://odf-converter.sourceforge.net/download.html. Zoek naar een optie Download. Klik op de hyperlink ODF Add/in for Microsoft Office. U belandt in de paragraaf Installing the Add/in for Microsoft. Klik op OdfAddInForOfficeSetup-en-4.0.exe. Wanneer deze executable (een fraai woord voor ‘programma’) uitgevoerd is, kunt u het ODF-bestand op twee manieren openen: Kies in het Word/menu voor Bestand (File), ODF …, Openen ODF (Open ODF). Klik in de Windows Verkennner met de rechtermuisknop op de bestandsnaam en kies Open met Microsoft Office. Tips Het ODF-bestand wordt in de modus ‘alleen lezen’geopend: als een OOX-bestand. Wilt u de inhoud wijzigen en als een ODF-bestand opslaan, sla het dan eerst op met de opdracht Menu (Menu), Save As … (Opslaan als). Kies vervolgens voor Export as ODF (Exporteren naar ODF). In de modernere Office-versies (2007 en recenter) kunt u ODF-bestanden zonder problemen openen. Om grotere aantallen ODF-bestanden te converteren, is er een conversie-programma beschikbaar dat u vanaf de aloude DOS-prompt kunt starten. OdfConverter.exe /I Bestandsnaam [/O MapOfBestandsnaam] [/V] U kunt dit conversieprogramma vanaf dezelfde website downloaden. Zie ook...

Alternatief voor VERT.ZOEKEN?

Symptomen Gebruikers weten dat herberekeningen erg traag worden als VERT.ZOEKEN veelvuldig gebruikt wordt. Maar wat is het alternatief? Het opslaan van werkmappen met de functie VERT.ZOEKEN duurt een eeuwigheid, en gebruikers zoeken naar een oplossing. Remedie Vervang alle functies van de gedaante VERT.ZOEKEN(zoekwaarde;tabelmatrix;kolom-index_getal) door een samengestelde functie van de gedaante =INDEX(tabelmatrix;VERGELIJKEN(zoekwaarde;eerste_kolom_tabelmatrix;kolomindex-getal). Verdieping De functie VERT.ZOEKEN wordt herberekend tekens wanneer een van de cellen in een van de in deze functie gebruikte parameterbereiken wijzigt. In een ander artikel is uiteengezet dat u beter bereiknamen kunt definiëren en de functie VERT.ZOEKEN kunt vervangen door intersecties. Schat u in dat dit niet de meest ideale oplossing is, vermijd de herberekening dan door te zoeken in een kleiner bereik. Alle wijzigingen in cellen buiten dit kleinere bereik leiden niet tot een serie tijdrovende herberekeningen. Het lijkt misschien vreemd dat het gebruik van twee (geneste) functies in plaats van één, tot een kleinere werkmap en tot een snellere herberekening leidt. Dat komt niet omdat VERT.ZOEKEN een inefficiënt geprogrammeerde functie is: de functie doe haar werk supersnel, maar het werkaanbod is gewoon onevenredig groot (zie Tips). Tips Excel is een spreadsheet. De functionaliteit die VERT.ZOEKEN biedt, is functionaliteit die doorgaans geboden wordt door database-pakketten. Overweeg het gebruik van programma’s als MS Access of een SQL-database. Op dezelfde manier maakt u een einde aan de functie HORIZ.ZOEKEN. Hebt u een werkmap met tientallen, honderden, duizenden of (niet te hopen) tienduizenden VERT.ZOEKEN-functies? De alternatieve geneste formule is niet alleen sneller en compacter, maar zelfs ook nog krachtiger dan VERT.ZOEKEN. Bij VERT.ZOEKEN geldt immers dat de kolom waarin gezocht wordt, de meest linkse kolom is van het bereik...

Formules plakken in Excel lukt niet

Symptomen In de ene werkmap is een cel of een bereik gekopieerd, maar het lukt niet deze gegevens in een andere werkmap te plakken.  Remedie Sluit de werkmap waarin u de gegevens wilt plakken (de doelwerkmap). Sluit de Excel-instantie (het Excel-programma) waarin deze werkmap geopend was. Kies in de Excel-instantie waarin de bronwerkmap is geopend Bestand, Openen (of de equivalente opdracht in uw Excelversie) en open de doelwerkmap. Kopieer het gewenste bereik in de bronwerkmap. Plak de gegevens in de doelwerkmap. Verdieping Opent u twee werkmappen met behulp van het Excel-menu, dan is er maar één Excel-programma actief op uw computer. Beide werkmappen maken gebruik van dit ene Excel-programma, en communiceren dus prima met elkaar. Opent u Excel via het Start-menu, opent u een werkmap, start u Excel nogmaals via het Start-menu en opent u weer een werkmap, dan is de situatie anders. Er zijn dan twee Excel-programma’s actief op uw computer: twee Excel-instanties. Die communiceren niet zo goed met elkaar: het plakken van formules vanuit de ene naar de andere werkmap is daar een voorbeeld van. Tips Wilt u herhaald een aantal formule-bereiken omzetten in vaste waarden, dan kunt u misschien handig gebruik maken van dit ‘nadeel’. [Ctrl]+[V] in de tweede Excel-instantie werkt dan immers als Plakken Speciaal, Waarden. Zie ook Excel-instanties. Ctrl+C en Ctrl+V. Bewerken, Plakken Speciaal,...