Symptomen

  • De gebruiker heeft problemen met het afdrukken van documenten in Microsoft Office.
  • Welke stappen kunnen gevolgd worden om afdrukproblemen op te lossen?

Remedie

Volg bij het oplossen van afdrukproblemen een beproefde supportstrategie. Vraag wat er precies mis gaat, laat de gebruiker vanaf een ander werkstation afdrukken, laat de gebruiker vanuit een andere applicatie afdrukken of naar een andere printer. Zo vindt u hopelijk snel waar het aan ligt: aan het werkstation, Windows, Office, de printer of iets anders.

Verdieping

Hoewel uw manier van troubleshooting kan verschillen van de onze, geven wij hier eerst een aantal algemene tips voor het controleren van afdrukproblemen, onderverdeeld in categorieƫn:

Er wordt niets afgedrukt:

  • Controleer of de printer aan staat en er papier / inkt / toner genoeg is.
  • Controleer of de printer foutmeldingen vertoont, of dat er een klep openstaat.
  • Laat eventueel een testpagina afdrukken via het menu/display van de printer.
  • Controleer of het afdrukken in Windows onderbroken is:
  1. Kies Start en vervolgens Printers en faxapparaten in Windows XP of Start, Configuratiescherm, Apparaten en printers weergeven in Vista of Windows 7.
  2. Klik met de rechtermuisknop op uw printer.
  3. Probeer opties als Doorgaan met afdrukken, Printer on line gebruiken of Afdruktaken weergeven.
  • Controleer wel een vinkje staat bij de printer die de gebruiker wil gebruiken. Zo niet, dan is dit niet de standaardprinter en kan de opdracht ergens anders heen gegaan zijn.
  • Controleer of er is afgedrukt naar een XPS- of PDF printerdriver. In dat geval zal niets worden afgedrukt, maar wordt een elektronisch document aangemaakt.
  • Controleer in de eigenschappen van de printer of de poort goed geconfigureerd is.
  • Laat de gebruiker uitloggen en vervolgens inloggen op een andere werkstation, en daar de afdrukopdracht opnieuw geven. Lukt dat, dan is er iets op het eigen station niet goed maar zijn netwerk, printer en het gebruikersprofiel in orde.
  • Als laatste stap kunt u controleren of stuurprogramma’s of geheugenresidente programma’s op het werkstation problemen veroorzaken:
  1. Kies Start, Uitvoeren, typ msconfig en klik op OK. (druk in Vista of Windows 7 op de [Windows-toets]+[R], aangezien het venster Uitvoeren hier verborgen is)
  2. Kies uit het tabblad Algemeen de optie Selectief opstarten en schakel alle selectievakjes uit.
  3. Kies OK en Opnieuw opstarten om de computer opnieuw op te starten.
  4. Probeer opnieuw af te drukken. Lukt het nu wel, dan kan een geheugenresident programma de oorzaak zijn.

Er wordt onzin afgedrukt:

  • Start Kladblok (Notepad), typ een testbericht en druk dit af. Als dit wel lukt zijn de printer, de driver en printerinstellingen, en Windows zelf in principe in orde. U moet het dan eerder in de applicatie zoeken.
  • Verwijder de printerdriver en installeer deze opnieuw. Gebruik daarbij bij voorkeur de nieuwste drivers van het internet en niet die van de cd-rom die bij het product zat.
  • Als u een USB printer op de computer heeft aangesloten, verwijder dan eventuele USB hubs, kabelverlengingen e.d. tussen het apparaat en de computer.

De kwaliteit is te laag, afbeeldingen ontbreken of tekst is vreemd:

  • Als tekst grijzig wordt afgedrukt controleert u of een ‘snelle’ of ‘econo’ modus in de printerdriver is ingeschakeld. Daarbij wordt inkt of toner bespaard ten koste van de afdrukkwaliteit.

Controleer of in Word 2003 onder Extra, Opties, Afdrukken de optie Concept of in Word 2007 onder Office-knop, Opties voor Word, Geavanceerd, Afdrukken de optie Conceptkwaliteit gebruiken is uitgeschakeld.

  • Wanneer afbeeldingen ontbreken kan het zijn dat de printer te weinig intern geheugen heeft. Probeer het document eerst zonder afbeeldingen af te drukken. Druk desnoods af naar een andere printer.
  • Als de printer geheugenproblemen heeft kan het verlagen van de printerresolutie tijdelijk uitkomst bieden. U kunt de afdrukkwaliteit instellen in het dialoogvenster Pagina-instelling van de Office applicatie, of als volgt in de printerdriver zelf:
  1. Ga naar het dialoogvenster voor Printers en faxapparaten.
  2. Rechtsklik op de printer en kies Voorkeursinstellingen voor afdrukken.
  3. Klik op Geavanceerd.
  4. Stel een lagere afdrukkwaliteit / resolutie (in dots per inch) in, sluit alle vensters met OK, en controleer of het probleem is opgelost. Zo niet, zet dan de printerresolutie terug op de oorspronkelijke waarde.

  • Controleer of de lettertypen in Windows beschadigd zijn. Zo drukt u een specifiek lettertype af:
  1. Kies Start, Uitvoeren (druk in Vista of Windows 7 op de [Windows-toets]+[R]) en typ fonts [Enter]. Het venster met alle lettertypen verschijnt.
  2. Selecteer een lettertype en kies Bestand, Afdrukken of dubbelklik op het lettertype om het eerst te zien en gebruik de knop Afdrukken.
  • Als een inkjetprinter vreemde kleuren vertoont controleert u of alle inktcartridges nog voldoende inkt hebben.
  • Als een inkjetprinter in banen afdrukt moet de printkop worden gereinigd of opnieuw worden uitgelijnd. Dat kan meestal via een optie in de printerdriver of de hulpprogramma’s bij de printer.

Het aantal vellen of de informatie in het document is anders dan verwacht:

  • Algemeen: gebruik het afdrukvoorbeeld om te zien welke pagina’s volgens de applicatie zelf worden afgedrukt.
  • Printers hebben minimale afdrukmarges. U kunt in de applicatie meestal geen marge van 0 of bijna nul instellen.
  • Probeer de afdrukstand te wijzigen van staand naar liggend of probeer de schaal van het afdrukken aan te passen.
  • Het kan zijn dat het document is opgemaakt voor een ander papierformaat, bijvoorbeeld het Amerikaanse Legal of Letter. U kunt het document voor het afdrukken aanpassen aan het juiste papierformaat door dit op te geven in het venster Afdrukken, groepsvak In- en uitzoomen. Word kent een optie om documenten automatisch te laten aanpassen aan het formaat A4:
  1. Kies in Word 2007 de Office-knop, Opties voor Word.
  2. Kies Geavanceerd en kijk onder Afdrukken naar de optie Inhoud aanpassen aan A4-papiergrootte.

  • Bekijk in Access goed of een rapport niet groter is dan de paginabreedte minus de marges. Pas eventueel de breedte van het rapport aan.
  • Het gebeurt in Excel vaak dat delen van een werkblad onverwacht op een andere pagina terecht komen. Definieer een afdrukbereik van het gebied dat geprint moet worden en druk dit af.
  • In Excel kunt u in het dialoogvenster Pagina-instelling het aantal pagina’s laten aanpassen tot een door uzelf bepaalde waarde.

  • In Word kunt u instellen of velden en gekoppelde gegevens worden bijgewerkt voor het afdrukken. Als dat niet het geval is kunnen paginanummers, inhoudsopgaven, berekeningen e.d. onjuist worden afgedrukt. Controleer de afdrukopties als volgt:
  1. Ga naar het dialoogvenster Afdrukken.
  2. Klik op de knop Opties. De opties kunnen van versie tot versie iets verschillen, hieronder een deel van het dialoogvenster van Word 2007.

Zie ook

Presentaties afdrukken.

Rasterlijnen / kolomkoppen / formules afdrukken.

Gedeelte van het werkblad afdrukken.

Afdrukken versnellen.