Symptomen

Een fraai opgemaakt Word-document ziet er op het scherm professioneel uit, maar bij het maken van een afdruk wacht u een bittere teleurstelling

De aanblik op het scherm

Maar onleesbaar op papier

Documenten die voorheen zonder problemen correct afgedrukt konden worden, blijken nu allerlei extra regels te bevatten, waardoor de tekst anders over de pagina wordt verdeeld.

Sinds enige tijd wordt een document op enkele pagina’s meer afgedrukt dan voorheen het geval was.

Remedie 1:

  1. Bent u sinds de laatste correcte afdruk overgestapt naar een nieuwe versie van Word? Gebruikt u sinds de laatste correcte afdruk een nieuwe printer? Lees dan Remedie 2 en de Verdieping.
  2. Gebruikt u geen andere Word-versie en geen andere printer, stel dan vast welk onderdeel van het document de problemen veroorzaakt. In het voorbeeld van het eerste symptoom is het watermerk de boosdoener. Het watermerk is aan het document toegevoegd en vervolgens lichter gemaakt met de optie Wassen. Op het scherm geeft dit een fraai effect en is de tekst goed te lezen. Op papier is de afbeelding echter niet lichter: het was-effect is verloren gegaan en de tekst is gedeeltelijk onleesbaar geworden.
  3. Zoek naar een oplossing. In dit geval zijn er zeker twee:
    • Open de afbeelding die als watermerk wordt gebruikt in een tekenprogramma. Speel met de belichting en de andere instellingen van het programma om het was-effect te bewerkstelligen. Sla de gewijzigde afbeelding onder een andere naam op. Vervang het watermerk in het document door de gewijzigde afbeelding.
    • Selecteer dat deel van de tekst die onleesbaar wordt afgedrukt. Verander de kleur van het lettertype van deze tekst: kies bijvoorbeeld voor een witte of gele letter.

Remedie 2:

  1. Bekijk het document via het Afdrukvoorbeeld vóórdat u een afdruk maakt.
  2. Werk de problemen weg.
  3. Bekijk het document nogmaals via het Afdrukvoorbeeld.
  4. Maak een afdruk als u tevreden bent over het Afdrukvoorbeeld.
  5. Herhaal de bovenstaande stappen voor elk af te drukken document, totdat er een structurele oplossing is gevonden.
  6. Lees de Verdieping en zet een project op om het probleem structureel op te lossen.

 Verdieping

De samenwerking tussen Word en uw printer verloopt niet in alle gevallen even soepel. Of er problemen optreden, en hoe ernstig deze zijn, hangt af van de Word-versie die u gebruikt en de printerdriver die op uw computer is geïnstalleerd.

Overweegt u over te stappen naar een andere (nieuwere) Word-versie, ga dan methodisch te werk:

  • Begin dan met het maken van een inventarisatie. Welke soorten Word-documenten zijn er binnen uw organisatie in omloop?
  • Stel prioriteiten. Hoe belangrijk zijn deze documenten voor uw bedrijfsvoering? Maak een selectie van belangrijke documenten. Let enerzijds op documenten die uit meer dan een of twee pagina’s bestaan. Maar let op op documenten met een bijzondere inhoud: een tabel, een embedded Excel- of PowerPoint-object, een afbeelding, een watermerk, enzovoort.
  • Installeer de nieuwe Word-versie op een van uw computers (een computer die qua hardware, besturingssysteem en printerdrivers goed vergelijkbaar is met de meeste andere computers in uw organisatie).
  • Open de geselecteerde documenten op deze computer en druk ze af.
  • Beoordeel de afdrukken, en inventariseer de problemen.
  • Richt een project in om alle documenten in uw organisatie in een kort tijdsbestek te converteren naar de nieuwe Word-versie.
  • Maak de overstap.

Wilt u één of meer printers in uw organisatie vervangen, streef er dan allereerst naar waar mogelijk één merk en één type printer te gebruiken. Uiteraard kunt u binnen dit type zowel zwart-wit-printers als kleurenprinters aanschaffen, en uiteraard ook printers met en zonder duplex-unit voor het maken van tweezijdige afdrukken. Hoe minder uw printers onderling verschillen, hoe minder problemen u zult ervaren. Bovendien is de total cost of ownership lager.

Ga bij het vervangen van printers (en dus ook het vervangen van printerdrivers op dezelfde manier te werk als bij het overstappen naar een nieuwe Word-versie. Inventariseer uw documenten, inventariseer de afdrukproblemen, start een conversieproject en maak de overstap.

Tips

  • Maak voorafgaand aan het conversietraject een back-up van al uw Word-documenten. Mocht er tijdens het converteren iets misgaan, dan kunt u altijd op de back-up terugvallen.
  • Vervangt u oude Word-versies op uw computers, laat dan op één computer een oude Word-versie staan. Zo hebt u de mogelijkheid snel een correcte afdruk te maken als een document door de nieuwe Word-versie niet goed wordt geprint.
  • Vervangt u uw printers, ga dan op dezelfde manier te werk: houdt één computer en één oude printer buiten de vervanging en gebruik deze in geval van calamiteiten.