Symptomen

  • De gebruiker wil bepaalde zaken, opties of functies in de Office-programma’s testen, bijvoorbeeld bij het ontwikkelen van een huisstijl of andere opmaakkwesties, maar liever niet in bestaande bestanden met werkelijke gegevens.

Remedie

  • Behalve dat u natuurlijk altijd een kopie van een bestand kunt maken waarmee u kunt experimenteren (of een back-up van het origineel), is het vaak ook handig om met voorbeeldgegevens te werken. Zo kunt u ook situaties creëren die nog niet in bestaande bestanden voorkomen, zoals lange rapportages of specifieke presentaties.
  • Voorbeeldgegevens in de verschillende programma’s (en versies) kunt u maken met behulp van speciale functies of openen in bepaalde modellen, zie het overzicht hieronder.

Verdieping

De programma’s Word, Excel, PowerPoint en Access hebben allemaal bepaalde mogelijkheden om voorbeeldgegevens te kunnen gebruiken voor testdoeleinden. De onderstaande mogelijkheden zijn overigens niet in alle versies beschikbaar, probeer de genoemde opties dan ook uit in de versie die u gebruikt.

Word

  • Typ de functie =RAND(x,y) en druk op [Enter]. De x is het aantal alinea’s, y het aantal zinnen per alinea. De tekst in versie 2007 lijkt ontsnapt te zijn uit een helpbestand, in eerdere versies verscheen een standaardzin die alle tekens van het gebruikte lettertype bevat.

  • Typ de functie =Lorem(x) of =Lorem(x,y) en druk op [Enter]. Vergelijkbaar als hierboven: het levert een x-aantal alinea’s (eventueel met een y-aantal zinnen per alinea) op uit de pseudo-Latijnse tekst die begint met ‘Lorem ipsum dolor…’, een (onzin)tekst gebaseerd op een fragment van Cicero uit 45 voor Christus die in de drukkerswereld veel gebruikt wordt om te bekijken hoe een bladspiegel of bepaalde lettertypen er uitzien.

Excel

  • De =Rand() functie in Excel levert een willekeurig getal op tussen 0 en 1, dat u met behulp van bewerkingen (vermenigvuldigen, optellen, en dergelijke) naar een gewenste ‘grootte’ kunt omzetten. Bijvoorbeeld =Rand()*9+1 levert een getal op tussen 1,0 en 99,99999999. In latere Excel-versies is de naam Aselect() voor deze functie overgenomen uit het Analyse Pack, de invoegtoepassing met extra functies die in de oudere versies apart moet worden geïnstalleerd.
  • Vergelijkbaar met Rand/Aselect, is er ook een functie Randbetween(x;y) en Aselecttussen(x;y), waarbij u x als laagste en y als hoogste waarde opgeeft voor de grenzen waartussen het willekeurige getal moet vallen.
  • Heeft u eenmaal een zo’n willekeurig getal gegenereerd, dan kunt u met kopiëren of doorvoeren (via de ‘copy tool’ of ‘vulgreep’ – het zwarte blokje rechtsonder aan de actieve cel) snel een model vullen met voorbeeldgegevens.

  • Pas op: sommige handelingen zoals het aanpassen, invoegen of verwijderen van rijen en kolommen kan door de instelling van automatisch herberekenen steeds andere waarden in de cellen opleveren. Als u niet wilt dat de waarden steeds veranderen, schakel het automatische herberekening dan uit en reken alleen handmatig door (bijvoorbeeld met [F9] voor de geselecteerde cellen).

PowerPoint

  • In PowerPoint kunt u de Word-functies =Rand(x,y) en =Lorem(x) gebruiken, met als verschil dat de eerste – ook in versie 2010 nog – het standaardzinnetje ‘The quick brown fox jumps over the lazy dog.’ Oplevert, en dat de tweede alleen het aantal alinea’s als specificatie kan hebben, niet het aantal zinnen per alinea.

  • Als u op een dia een Excel-grafiek invoegt, kunt u daarbij natuurlijk ook de Excel-functies voor willekeurige waarden gebruiken. In een grafiek-applet als MS-Graph is dat niet mogelijk.

Sommige PowerPoint-sjabloonpresentaties bevatten ook voorbeeldtekst. Met name de oudere versies waarin de Wizard Inhoud voorkomt, leveren presentaties op met diverse dia’s erin die ook waar nodig zijn gevuld met voorbeeldtekst (zie onderstaande figuur: het overzicht in het paneel links is afkomstig uit de procedure Wizard Inhoud).

Ook in de nieuwere versies komen vele sjablonen voor met vooringevulde dia’s (zie bijvoorbeeld de categorie Voorbeeldsjablonen).

Access

  • In het databaseonderdeel van Office was van meet af aan een voorbeeldtoepassing beschikbaar: de Noordenwind-database. Daarin stonden niet alleen heel wat voorbeelddata, maar ook complete hoofd- en submenu’s, tabellen, formulieren en rapportages, bijbehorende query’s, et cetera. De nieuwere versies van Access bevatten meer voorbeelddatabases, maar die zijn niet per se gevuld met gegevens.

Ook andere programma’s in de Office-omgeving kunnen in sommige situaties met voorbeeldgegevens werken. Zo kent SharePoint Designer 2007 bijvoorbeeld de mogelijkheid om in een gegevensweergave niet de werkelijke gegevens te laten te zien, maar slechts enkele voorbeeldrecords zodat u sneller en makkelijker het uiterlijk van de weergave kunt aanpassen. Ook als de gegevensbron nog geen records bevat, kunt u tijdens de ontwerpfase van voorbeeldgegevens gebruik maken.