Hoe kan ik een presentatie redigeren / becommentariëren?

Symptoom De gebruiker wil commentaar leveren op de PowerPoint presentatie van een ander, of commentaar in een presentatie verwerken. Remedie PowerPoint heeft geen functie voor het bijhouden van wijzigingen, zoals Word. Maak in plaats daarvan gebruik van de functies voor opmerkingen in PowerPoint 2002 en hoger. Kies Invoegen, Opmerking om een nieuwe opmerking toe te voegen aan de dia. Verdieping Een geplaatste opmerking krijgt een pictogram. Hoewel de opmerking niet aan tekst te koppelen is, kunt u de positie van het pictogram wel wijzigen door het te verslepen met de muis. Door op het pictogram te klikken maakt u de tekst van de opmerking zichtbaar. Door op het pictogram te dubbelklikken kunt u de opmerking bewerken. Door te rechtsklikken op het pictogram maakt u opties zichtbaar voor het bewerken van de opmerking, het kopiëren van de tekst naar het klembord, en het verwijderen van de opmerking. Een werkbalk Redigeren is toegevoegd vanaf PowerPoint 2002. U maakt deze werkbalk indien nodig zichtbaar via de optie Beeld, Werkbalken. De balk heeft onder meer knoppen voor het toevoegen, bewerken en verwijderen van een opmerking, maar ook voor het weergeven of verbergen van alle opmerkingen en voor het navigeren door alle opmerkingen op een dia. Andere versies In PowerPoint 2007en hoger  gebruikt u het tabblad Controleren in het lint. Met de knop Markeringen weergeven maakt u commentaarmarkeringen zichtbaar of onzichtbaar. Gebruik de knoppen Nieuwe opmerking en Opmerking bewerken om een opmerking toe te voegen of te bewerken. Via opties onder de knop Verwijderen kunt u de huidige opmerking verwijderen, alle opmerkingen (markeringen) op de huidige dia verwijderen of alle opmerkingen in de presentatie...

PowerPoint presentatie direct starten

Symptoom U vindt het onhandig of niet mooi dat een presentatie vanuit de interface van PowerPoint gestart moet worden. Hoe kan ik een presentatie met één muisklik starten, liefst vanaf het bureaublad? Remedie Kies in PowerPoint 2000-2003 Bestand, Opslaan als. Selecteer bij Opslaan als de optie Powerpoint-voorstelling (.pps). Vul een bestandsnaam en een pad in (bijvoorbeeld het bureaublad). Dubbelklik op het nu gemaakte bestand met de extensie .pps. De presentatie zal direct starten, zonder dat de interface van PowerPoint zichtbaar is. Verdieping Het .pps – of vanaf PowerPoint 2007 het .ppxs – bestandsformaat is een speciale versie van een normaal presentatiebestand. Wanneer het geopend wordt zal de presentatie direct worden uitgevoerd vanaf de eerste dia. De interface van PowerPoint wordt niet getoond. Zo is het mogelijk dat u een presentatie op elegante wijze start door op een pictogram op het bureaublad te dubbelklikken. Uw publiek hoeft dan niet toe te kijken hoe u PowerPoint opent, het presentatiebestand zoekt en opent en tot slot de presentatie start. Andere versies In PowerPoint 2007 gebruikt u een ingebouwde menuoptie: Klik op de Office-knop. Wijs naar Opslaan als. Kies PowerPoint-voorstelling en vul de bestandsnaam en het pad in. In PowerPoint 2010 gebruikt u deze stappen: Klik op Bestand. Klik op Opslaan als. Kies PowerPoint-voorstelling en vul de bestandsnaam en het pad in. Het huidige bestand wordt automatisch opgeslagen als een .ppsx bestand, dat een presentatie direct zal starten zonder dat de interface van PowerPoint zichtbaar is. Zie ook Presentatie tonen zonder PowerPoint. Presentatie op andere computers niet...

Standaard een lege PowerPoint presentatie in breedbeeld

Symptomen De gebruiker wil in PowerPoint zijn dia’s als breedbeeld presentatie maken. De gebruiker wil een lege presentatie in PowerPoint standaard met een breedbeeldinstelling beginnen. Remedie Kies in PowerPoint 2007 of 2010 tab Ontwerpen, groep Pagina-instelling, knop Pagina-instelling in het instellingsvenster voor de ‘afmeting’ die u wenst, zoals in bijgaande figuur voor Diavoorstellling (16:9). Om deze indeling als standaard in te stellen als u PowerPoint 2007 of hoger start, volg dan de werkwijze hieronder. Verdieping Hoewel heel veel gebruikers ondertussen van een breedbeeldscherm zijn voorzien, beginnen ook PowerPoint 2007 en 2010 nog standaard met een dia in een 4:3 verhouding voor de ‘traditionele’ beeldschermen. Er zijn zoals hierboven aangegeven wel breedbeeldinstellingen in het programma, maar dan moet u ze eerst kiezen na het starten van een nieuwe presentatie. Een alternatief is om een volledig voor breedbeeld aangepaste sjabloonpresentatie te openen (meegeleverd met PowerPoint). Maar ook van elke andere sjabloon of presentatie kunt u een breedbeeldvariant maken door op de tab Ontwerpen bij Pagina-instelling een verhouding 16:9 (als breedbeeld-tv) of 16:10 (meeste breedbeeldschermen) voor de dia in te stellen, zoals hierboven beschreven. Mocht u dit als standaard willen, ga dan als volgt te werk: Begin in een lege presentatie. Schakel over naar het diamodel (tab Beeld, Diamodel) en regel daar de gewenste pagina-instelling (nu op tab Diamodel dus). Sluit het Diamodel af. Sla het bestand (met deze en eventueel ook andere gewijzigde instellingen) op als Blank.potx in de map waar uw sjablonen staan. Als u bij Opslaan als kiest voor PowerPoint-sjabloon, komt u als het goed is vanzelf in de juist map (bijvoorbeeld C:\Gebruikers\<uwnaam>\AppData\Roaming\Microsoft\Sjablonen). De naam Blank zorgt ervoor dat...

Functies om voorbeeldgegevens te maken

Symptomen De gebruiker wil bepaalde zaken, opties of functies in de Office-programma’s testen, bijvoorbeeld bij het ontwikkelen van een huisstijl of andere opmaakkwesties, maar liever niet in bestaande bestanden met werkelijke gegevens. Remedie Behalve dat u natuurlijk altijd een kopie van een bestand kunt maken waarmee u kunt experimenteren (of een back-up van het origineel), is het vaak ook handig om met voorbeeldgegevens te werken. Zo kunt u ook situaties creëren die nog niet in bestaande bestanden voorkomen, zoals lange rapportages of specifieke presentaties. Voorbeeldgegevens in de verschillende programma’s (en versies) kunt u maken met behulp van speciale functies of openen in bepaalde modellen, zie het overzicht hieronder. Verdieping De programma’s Word, Excel, PowerPoint en Access hebben allemaal bepaalde mogelijkheden om voorbeeldgegevens te kunnen gebruiken voor testdoeleinden. De onderstaande mogelijkheden zijn overigens niet in alle versies beschikbaar, probeer de genoemde opties dan ook uit in de versie die u gebruikt. Word Typ de functie =RAND(x,y) en druk op [Enter]. De x is het aantal alinea’s, y het aantal zinnen per alinea. De tekst in versie 2007 lijkt ontsnapt te zijn uit een helpbestand, in eerdere versies verscheen een standaardzin die alle tekens van het gebruikte lettertype bevat. Typ de functie =Lorem(x) of =Lorem(x,y) en druk op [Enter]. Vergelijkbaar als hierboven: het levert een x-aantal alinea’s (eventueel met een y-aantal zinnen per alinea) op uit de pseudo-Latijnse tekst die begint met ‘Lorem ipsum dolor…’, een (onzin)tekst gebaseerd op een fragment van Cicero uit 45 voor Christus die in de drukkerswereld veel gebruikt wordt om te bekijken hoe een bladspiegel of bepaalde lettertypen er uitzien. Excel De =Rand() functie in Excel...

Documenten standaard in een ouder formaat opslaan

Symptoom De gebruiker wil vanuit de programma’s in Office 2007 of 2010 de bestanden toch opslaan in een oudere indeling vanwege de uitwisselbaarheid met anderen. Remedie Stel in dat u standaard uw bestanden wilt opslaan in het ‘oude’ formaat. U doet dat als volgt: Ga via de Officeknop (2007) of tab Bestand (2010) naar de Opties van het programma. Kies in categorie Opslaan als standaard bestandsindeling het 97-2003 formaat. In Excel heet dit bijvoorbeeld Excel 97-2003-werkmap (*.xls). Deze indeling is onveranderd gebleven in alle Officebundels van versie 97 tot en met 2003. Deze instelling is mogelijk in Word, Excel en PowerPoint, voor Access gaat u naar de categorie Populair (2007) of Algemeen (2010) waar u de standaard (lege) bestandsindeling kunt instellen op versie 2000, 2002-2003 of 2007. Tips Als het maar om een enkele gebruiker in uw organisatie gaat die nog van een oudere Officeversie gebruik maakt, is het wellicht handiger dat die gebruiker in zijn oudere versie de conversietools van Microsoft installeert om ook het nieuwe formaat te kunnen lezen en bewerken. De indeling van Access 97 staat niet in het lijstje van oudere bestandsformaten (omdat Microsoft de bundel Office 97 niet meer ondersteunt). Heeft u toepassingen in die indeling, converteer die dan via een recentere versie naar een formaat dat wel uitwisselbaar is met uw instellingsmogelijkheden. Zie ook Bestandsformaten...

Documenten delen via SkyDrive

Symptomen De gebruiker wil een bestand delen met anderen, zonder het bestand te e-mailen. Een bestand moet door meerdere mensen bewerkt kunnen worden. Remedie Wanneer u gebruik maakt van de gratis Microsoft dienst SkyDrive kunt u een daar opgeslagen document delen met anderen. Daarbij kunt u zelf de machtigingen bepalen, dus of iemand het document kan lezen of ook mag bewerken. Gebruik daarvoor de knop Delen wanneer u een document in de Office Web App bekijkt. Verdieping Voor het delen van een document op Microsoft Live SkyDrive volgt u de volgende stappen: Log in op Windows Live, Hotmail of Outlook.com en ga naar SkyDrive. Klik op de naam van een op SkyDrive opgeslagen document om het te bekijken in de bijbehorende Office Web (niet bewerken). Kies in de Word Web App de optie Delen. Een scherm verschijnt waarin u met behulp van een schuifbalk de machtigingen kunt instellen. U kunt kiezen uit Iedereen, Vrienden en vrienden van vrienden, Vrienden, (Alleen) geselecteerde vrienden en Ikzelf. Als u eerder de naam en het e–mailadres van een vriend had toegevoegd aan uw lijst van contactpersonen in Hotmail, kunt u de optie Vrienden kiezen en één of meer namen opgeven. Zo niet, dan kunt u het beste de optie Iedereen gebruiken. Het mag in dat geval uiteraard niet om een vertrouwelijk document gaan. Hoewel anderen het document niet zomaar kunnen zien, zouden ze er wel bij kunnen wanneer zij over een link ernaartoe beschikken. Kies in de Excel Web App de optie Delen en daarna Machtigingen. De andere gebruiker krijgt een e-mailbericht met een koppeling naar het bestand op uw SkyDrive. Tips SkyDrive...