Outlook account overbrengen naar Hosted Exchange

Symptomen Hoe kan ik de gegevens in Outlook overbrengen naar een Hosted Exchange account? Remedie Afhankelijk van de hosting provider zijn er twee mogelijkheden om Outlook gegevens in uw systeem te behouden na een overstap naar een nieuwe Hosted Exchange omgeving. Optie 1 Wanneer u Outlook 2003, Outlook 2007 of Outlook 2010 gebruikt en uw oude Exchange server definitief vaarwel zegt, kunt u alle e-mailberichten en contactpersonen exporteren naar een .pst bestand. Vervolgens wijzigt u uw Outlook accountinstellingen zodat u de nieuwe Hosted Exchange server kunt benaderen. Tot slot importeert u het .pst bestand naar uw nieuwe account. Optie 2 Sommige hosting providers ondersteunen de mogelijkheid een .pst bestand te importeren op serverniveau. Omdat u niet bij de Exchange Server kunt, moet u dit doen via een controlepaneel. De e-mailberichten, contactpersonen e.d. worden dan meteen in Exchange verwerkt. Verdieping U hebt een kleine organisatie en wilt van uw server(s) af. Oplossingen ‘in de cloud’, zoals Hosted Exchange, hebben grote voordelen. U heeft geen server meer nodig, en hoeft deze dus ook niet in de gaten te houden en updates uit te voeren. U huurt de serversoftware en de diensten van een hosting provider en betaalt daarvoor een laag bedrag per maand, zonder investeringen vooraf. En als uw organisatie zich uitbreidt, dan koopt u gewoon abonnementen bij. Er zijn vele hosting providers die Hosted Exchange aanbieden, en vaak ook Hosted SharePoint. Maar Microsoft is met Office 365 van plan zich ook in deze markt te begeven. Office 365 bevat een normale MS-Office versie, maar Exchange, SharePoint en Microsoft Lync draaien in de cloud. In de oplossingen hierboven worden al uw...

Hoe kan ik het lettertype voor alle e-mails veranderen?

Symptomen Gebruikers weten hoe ze het lettertype van de tekst in een van hun e-mails kunnen veranderen. Dit kost echter onevenredig veel tijd: ze willen een definitieve oplossing. Uw huisstijl dicteert een specifiek lettertype, dat afwijkt van het lettertype wat Outlook nu voor de mailberichten gebruikt. Remedie: Kies (in Outlook 2003) Extra, Opties. Klik op de tab van het tabblad E-mailindeling. In het midden van het dialoogvenster ziet u de knop Lettertypen. Klik op deze knop. Outlook toont het dialoogvenster Lettertypen: U ziet dat u het lettertype per situatie kan variëren. Voor de huisstijl zijn de eerste twee van belang. Stel het lettertype voor nieuwe e-mailberichten in: Klik op de bovenste knop Lettertype kiezen. Outlook toont het van programma’s als Word bekende dialoogvenster Lettertype. Kies het gewenste lettertype, de gewenste tekenstijl, de gewenste lettergrootte en stel desgewenst ook de kleur en andere effecten in. Klik op OK. Stel ook het lettertype voor beantwoorde en doorgestuurde berichten in. Het is gebruikelijk hiervoor dezelfde instellingen te kiezen als voor nieuwe berichten, maar als kleur lichtblauw in te stellen. Kies onderin het dialoogvenster de optie Altijd mijn lettertype gebruiken. Klik op OK. Klik nogmaals op OK. Andere versies Kies in Outlook 2010 Bestand, Opties, E-mail en klik op de knop Briefpapier en...

Hoe groot is mijn Outlook vandaag?

Symptomen  U wordt geconfronteerd met de volgende melding: “Het berichtenarchief heeft de maximale grootte bereikt”. Bij het werken met Outlook ontvangt u berichten met het volgende onderwerp: “De inhoud van uw postvak heeft de maximumlimiet overschreden”. U kunt een bericht niet versturen omdat uw limieten zijn overschreden. Remedie Start Outlook. Klik met de rechtermuisknop op Postvak <uw naam>. (Let op: klik niet op Postvak IN, omdat u dan slechts een gedeelte van de werkelijke omvang ziet.) Kies Eigenschappen. Klik op de tab van het tabblad Algemeen. Klik op de knop Mapgrootte. Outlook toont dan een dialoogvenster met ongeveer de volgende inhoud: Lees de totale omvang van uw postvak af (in het bovenstaande voorbeeld is dat 41.443 Kb). Bekijk de mappen in het lijstvak daaronder: ga op zoek naar grote mappen. Noteer de namen van deze mappen. Let wel: bij een map met submappen moet u de grootte van de map verminderen met de groottes van de submappen. Sluit het dialoogvenster Mapgrootte af door op Sluiten te klikken. Klik op Annuleren. Breng vervolgens de grootte van uw postvak terug: Kies Bestand, Nieuw. Kies Outlook gegevensbestand. Outlook toont een dialoogvenster: Klik op OK. Typ een naam voor het nieuwe gegevensbestand. Het bestandstype moet .pst zijn. Klik in het venster Persoonlijke mappen maken op OK. Blader in uw Outlook-postvak naar de grootste map. Sorteer de mails in deze map afdalend op grootte door één of twee keer op de kolomkop Grootte te klikken. Blader naar de grootste mails in deze map. Versleep de grote mails naar het nieuwe gegevensbestand (dat links in uw Outlook-venster zichtbaar is). Herhaal dit voor de andere grote mappen. Andere...

Is het Outlook .ost bestand een backup van mijn mail?

Symptomen De gebruiker heeft een .ost bestand bewaard, en wil op een andere computer gebruik maken van dit bestand om alle e-mail uit Outlook te benaderen. De gebruiker zoekt een manier om alle e-mailberichten, afspraken en contactpersonen uit Outlook veilig te stellen. Remedie Het .ost bestand is geen back-upbestand voor Outlook! Het is een lokaal cache bestand dat gebruikt dient te worden in samenwerking met Microsoft Exchange. Als de Exchange account niet meer aanwezig is, kan het zijn dat het .ost bestand niet of niet goed meer gelezen kan worden. Verdieping OST staat voor Offline Storage Table. Een .ost bestand wordt door Outlook gemaakt om een kopie van Exchange Server items, zoals e-mailberichten, op de lokale harde schijf te bewaren. Wanneer (opnieuw) een verbinding met Exchange mogelijk is, worden de items gesynchroniseerd. Een .ost bestand is weliswaar bedoeld om offline te kunnen werken, maar het is geen back-up of database van alle e-mail en andere Outlook items. Wanneer in Outlook automatisch een archiefbestand gemaakt wordt, kan dat wel worden gebruikt om oude berichten te benaderen. Maar een archiefbestand bevat per definitie niet de nieuwste berichten. Wanneer alleen vertrouwd wordt op een archiefbestand kan de gebruiker dus de recentere berichten (evenals alle contactpersonen, taken e.d.) kwijt zijn. Om een complete back-up te hebben van alle Outlook items is het noodzakelijk een export te maken naar een .pst bestand. Dit bestand kan vervolgens op een extern medium worden bewaard. Zo exporteert u alle Outlook items naar een .pst bestand: Kies in Outlook 2003 Bestand, Importeren en exporteren. Kies in het venster de optie Naar een bestand exporteren en klik op Volgende. Kies...

Kan een programma het toetsenbord bedienen?

Symptomen Een programma verricht een aantal handelingen, en het is de bedoeling dat na afloop van de verwerking de Backstage van Office 2010 wordt getoond. VBA kent echter geen opdrachten om dit te bewerkstelligen. In een geautomatiseerd het proces verschijnt een dialoogvenster. Een gebruikers wil dat er automatisch op een knop gedrukt wordt, maar dit is niet de standaardknop. De eigenschap DisplayAlerts kan dus niet worden gebruik. Wat is het alternatief? Remedie 1 Gebruik de methode SendKeys. Neem in uw programma het volgende statement op: Voert u dit programma vanuit een werkblad in een Excel-werkmap uit, dan wordt het getal in de actieve cel “getypt”. De toevoeging {Enter} zorgt ervoor dat de invoer wordt afgesloten met een Enter. Onder het kopje Verdieping1 vindt u de codes voor de andere bijzondere toetsen. Verdieping 1 Gebruikt u de methode SendKeys, dan kunt u de te typen cijfers en letters tussen dubbele aanhalingstekens zetten: ”TEST”. Bijzondere toetsen, zoals Enter, moeten ook binnen die dubbele aanhalingstekens komen, maar u moet er bovendien accolades omheen plaatsen: ”TEST{Enter}”. De codes voor de andere bijzondere toetsen zijn: Ook voor de schakeltoetsen moet u bijzondere codes gebruiken: Tip 1 Het gebruik van de methode SendKeys is mooi, maar risicovol. Als er tijdens het “typen” van de toetsen iets onverwachts gebeurt, kan het helemaal mis gaan. Stel, u laat een programma inloggen op een website. Het programma gebruikt SendKeys om het wachtwoord in te vullen. Op dat moment komt er een e-mail binnen. Rechtsonder in het scherm wordt een venstertje actief dat u op deze mail attendeert. SendKeys stuurt de toetsaanslagen nu niet naar de website, maar naar...

Hotmail of Gmail contactenlijst importeren in Outlook

Symptomen De Outlook gebruiker wil ook de contacten uit Hotmail of Gmail toevoegen. Migreren van Hotmail naar Exchange Server. Remedie Ga in Hotmail naar de weergave Contactpersonen. Kies onder Beheren de optie Exporteren. (n.b. het kan zijn dat de Hotmail interface wijzigt, zoek dan de juiste optie zelf op.) Een .CSV bestand wordt gedownload naar uw computer. Controleer uw map voor downloads of dit bestand aanwezig is en wat de naam ervan is. Kies in Outlook 2010 Bestand, Openen of in Outlook 2007 de Office-knop, Openen. Kies Gegevens uit een ander programma of bestand importeren en klik op Volgende. Kies Door lijstscheidingstekens gescheiden waarden (DOS) en klik op Volgende. Klik op Bladeren en selecteer het gedownloade bestand. Selecteer de optie Geen duplicaten importeren om te voorkomen dat dubbele namen in uw contactpersonenlijst verschijnen. Klik op Volgende. Selecteer de doelmap, zoals Contactpersonen, en klik op Volgende. Vink het te importeren bestand aan en wijs eventueel de velden toe aan de juiste velden in Outlook. Voltooi dan de import. Verdieping Door in een ander e-mailsysteem een exportbestand te maken van uw contactpersonen, kunt u deze in Outlook weer importeren. Zo heeft u uw contactpersonen uit Hotmail of Gmail ook in Outlook bij de hand. Overige versies Ook in oudere Outlook versies kunt u adresboeken uit andere bronnen importeren. Gebruik de optie Bestand, Importeren en exporteren en kies Instellingen van internet-e-mail importeren. Tips De stappen hierboven zijn voor Hotmail, maar het exporteren van contactpersonen in Google’s Gmail is even eenvoudig. Zie ook Een Hotmail-account toevoegen in...