Problemen met afdrukken in Office oplossen

Symptomen De gebruiker heeft problemen met het afdrukken van documenten in Microsoft Office. Welke stappen kunnen gevolgd worden om afdrukproblemen op te lossen? Remedie Volg bij het oplossen van afdrukproblemen een beproefde supportstrategie. Vraag wat er precies mis gaat, laat de gebruiker vanaf een ander werkstation afdrukken, laat de gebruiker vanuit een andere applicatie afdrukken of naar een andere printer. Zo vindt u hopelijk snel waar het aan ligt: aan het werkstation, Windows, Office, de printer of iets anders. Verdieping Hoewel uw manier van troubleshooting kan verschillen van de onze, geven wij hier eerst een aantal algemene tips voor het controleren van afdrukproblemen, onderverdeeld in categorieën: Er wordt niets afgedrukt: Controleer of de printer aan staat en er papier / inkt / toner genoeg is. Controleer of de printer foutmeldingen vertoont, of dat er een klep openstaat. Laat eventueel een testpagina afdrukken via het menu/display van de printer. Controleer of het afdrukken in Windows onderbroken is: Kies Start en vervolgens Printers en faxapparaten in Windows XP of Start, Configuratiescherm, Apparaten en printers weergeven in Vista of Windows 7. Klik met de rechtermuisknop op uw printer. Probeer opties als Doorgaan met afdrukken, Printer on line gebruiken of Afdruktaken weergeven. Controleer wel een vinkje staat bij de printer die de gebruiker wil gebruiken. Zo niet, dan is dit niet de standaardprinter en kan de opdracht ergens anders heen gegaan zijn. Controleer of er is afgedrukt naar een XPS- of PDF printerdriver. In dat geval zal niets worden afgedrukt, maar wordt een elektronisch document aangemaakt. Controleer in de eigenschappen van de printer of de poort goed geconfigureerd is. Laat de gebruiker uitloggen...

Het bouwstenensjabloon in Word 2007

Symptomen De beheerder wil weten waar bouwstenen worden opgeslagen. De gebruiker wil meer weten over het gebruik van bouwstenen in Word 2007 De foutmelding “Het Microsoft Office Open XML-bestand Bouwstenen.dotx kan niet worden geopend omdat er problemen zijn met de inhoud” verschijnt. Remedie Word 2007 gebruikt een speciaal sjabloon voor het bewaren van alle bouwstenen. U vindt de locatie als volgt: Kies Start. Typ in het zoekvak: %appdata%\Microsoft\Document Building Blocks en druk op [Enter]. Ga indien nodig naar de submap met de juiste taal, voor Nederland is dat 1043. Hier vindt u het bestand Building Blocks.dotx (het heet ook zo in de Nederlandse versie van Office 2007). Opmerking: met de variabele %appdata% vult u het pad naar de gebruikersmap in. In ‘gewone’ notatie is het pad is over het algemeen: C:\Users\<gebruikersnaam>\AppData\Roaming\Microsoft\Document Building Blocks\1043. Verdieping In Word 2007 kunt u op verschillende plaatsen gebruik maken van bouwstenen. U vindt ze onder meer onder de tab Invoegen bij de opties Voorblad, Koptekst, Voettekst, Paginanummer en Tekstvak. Maar ook de standaard Inhoudsopgaven (in de tab Verwijzingen) komen uit het bouwstenenbestand. Een direct toegang tot alle bouwstenen krijgt u als volgt: Ga naar de tab Invoegen. Klik in de groep Tekst op Snelonderdelen en kies Bouwstenenbeheer. Het venster Bouwstenenbeheer verschijnt. De bouwstenen zijn gesorteerd op categorie. 3. Selecteer een bouwsteen en klik op Eigenschappen bewerken. Informatie over de bouwsteen verschijnt, onder meer de plaats waar deze is opgeslagen. Wanneer een gebruiker interessante bouwstenen gemaakt heeft en deze wil distribueren, dan kan dat door het bestand te kopiëren en bij de andere gebruikers te overschrijven. Meestal hoeft u alleen Building Blocks.dotx te kopiëren en...

Kan ik een Open Office-document afdrukken?

Symptomen Een zakenrelatie of een goede vriend(in) komt langs met een document dat moet worden afgedrukt. Als u het document in Windows Verkenner bekijkt, zit u dat de bestandsextensie .ODF is. U probeert het document te openen, maar dat wil niet lukken. Remedie Surf naar de website http://odf-converter.sourceforge.net/download.html. Zoek naar een optie Download. Klik op de hyperlink ODF Add/in for Microsoft Office. U belandt in de paragraaf Installing the Add/in for Microsoft. Klik op OdfAddInForOfficeSetup-en-4.0.exe. Wanneer deze executable (een fraai woord voor ‘programma’) uitgevoerd is, kunt u het ODF-bestand op twee manieren openen: Kies in het Word/menu voor Bestand (File), ODF …, Openen ODF (Open ODF). Klik in de Windows Verkennner met de rechtermuisknop op de bestandsnaam en kies Open met Microsoft Office. Tips Het ODF-bestand wordt in de modus ‘alleen lezen’geopend: als een OOX-bestand. Wilt u de inhoud wijzigen en als een ODF-bestand opslaan, sla het dan eerst op met de opdracht Menu (Menu), Save As … (Opslaan als). Kies vervolgens voor Export as ODF (Exporteren naar ODF). In de modernere Office-versies (2007 en recenter) kunt u ODF-bestanden zonder problemen openen. Om grotere aantallen ODF-bestanden te converteren, is er een conversie-programma beschikbaar dat u vanaf de aloude DOS-prompt kunt starten. OdfConverter.exe /I Bestandsnaam [/O MapOfBestandsnaam] [/V] U kunt dit conversieprogramma vanaf dezelfde website downloaden. Zie ook...

Oeps! Ik heb een bestaand document overschreven!

Symptomen Een gebruiker meldt zich met het volgende probleem. Een cruciaal document is zojuist overschreven. Een leverancierscontract, een factuur, een arbeidsovereenkomst, een offerte. Remedie Kom terstond in actie. U hebt een bestaand document geopend, gewijzigd en opgeslagen. Dit probleem is alleen op te lossen zolang het Word-programma waarin u de blunder hebt gemaakt, nog draait. Sla het gewijzigde bestand op onder een nieuwe naam. Druk op [Ctrl]+[Z], net zolang tot de oorspronkelijke inhoud van het verloren gewaande document weer hersteld is. Sla het herstelde document op onder de oorspronkelijke naam. Verdieping Met de functie Ongedaan maken (Undo) kunt u niet onbeperkt handelingen terugdraaien. Vertrouw dus niet blindelings op de hierboven beschreven remedie: het werkt niet altijd. Maak liever vooraf een kopie van het te gebruiken brondocument met behulp van Windows Verkenner. Tips Gebruik sjablonen om te voorkomen dat dit soort situaties zich in de toekomst nogmaals voordoet. U kunt Word zodanig instellen dat bij het opslaan van een bestand automatisch een kopie wordt gemaakt. Office 2010 en 2013 beschikken over een optie Niet-opgeslagen documenten herstellen. Hiermee kunt u een bestand herstellen dat u vergeten was op te slaan, of een eerdere versie van het bestand terughalen. Kijk in het tabblad Bestand onder Info bij Versies. Zie ook Ongedaan maken. Sjablonen...

Evaluatieversie van Office 2007 of 2010

Symptomen U hebt een nieuwe computer aangeschaft. De verkoper heeft aangegeven dat Microsoft Office (2007) is geïnstalleerd. Toch verloopt het starten van een van de Office-programma’s anders dan u gewend bent. U ziet een venster dat er aan de bovenkant als volgt uitziet: Remedie Controleer allereerst of het juist is dat u een pc met een evaluatieversie hebt besteld en (belangrijker nog) hebt betaald. Of hebt u toch betaald voor een pc met een volledige versie. In dat geval gaat u terug naar de winkel. Hebt u inderdaad een pc met evaluatieversie aangeschaft, maak er dan goed gebruik van. We gaan er in het kader van dit artikel even vanuit dat het geld u niet op de rug groeit: u hebt immers net een nieuwe, dure computer gekocht. Als eerbaar burger hebt u echter het recht de proefversie die door Microsoft is aangeboden, optimaal te benutten. Dit doet u als volgt. Zorg dat u geen verbinding met het internet hebt voordat u verder gaat. Klik in het onderste deel van het venster op de knop met het rode kruisje: Het Office-programma dat u wilt starten laat het volgende dialoogvenster zien: In dit venster wordt aangegeven dat u het programma nog een beperkt aantal keer kunt starten. Dit aantal begint met 25 en elke keer dat u een Office-programma start, gaat er een vanaf. Open twee of drie documenten en typ er een willekeurige tekst in. Sla de documenten niet op. Op deze manier zorgt u ervoor dat u het Office-programma niet per ongeluk sluit: u krijgt immers minimaal twee of drie keer de vraag of u het document wilt...

Waar is het hulpprogramma Office Diagnostische gegevens gebleven?

Symptoom In Office 2007 was een hulpprogramma Office Diagnostische gegevens aanwezig. Dit is in Office 2010 verdwenen. Helpdeskpersoneel of systeembeheer wil diagnostische gegevens over de computer verkrijgen. Remedie Er is geen remedie. Het hulpprogramma Office Diagnostische gegevens is door Microsoft verwijderd uit versie 2010. U kunt gebruik maken van een commercieel diagnostisch programma voor Windows of de diverse in Windows ingebouwde diagnostische programma´s gebruiken. Verdieping In Office 2007 kon u het programma Office Diagnostische gegevens als volgt vinden: Klik op de Office-knop en kies Opties voor [programmanaam]. Voor Word heet de knop bijvoorbeeld Opties voor Word. Klik op Informatiebronnen. Klik op de knop Diagnose uitvoeren. In InfoPath, OneNote, Outlook, Publisher, Project, SharePoint Designer of Visio: Klik in het menu Help op Office Diagnostische gegevens. Het hulpprogramma was ook beschikbaar in het menu Start: Klik in Windows op het menu Start. Kies Alle programma’s, Microsoft Office, Microsoft Office-hulpprogramma’s. Klik op Microsoft Office Diagnostische gegevens. Zie ook Office Performance...