Sparklines gebruiken in Excel

Symptomen De gebruiker wil behalve via voorwaardelijke opmaak of aparte grafieken trends weer kunnen geven van de gegevens in een rekenmodel met de nieuwe Sparklines. Verdieping Nieuw in Excel 2010 en 2013 zijn de zogenaamde sparklines: zo kan het programma kleine grafieken in een cel laten verschijnen, bijvoorbeeld om bepaalde trends in gegevens te visualiseren. Uitgaande van een rekenmodel zoals in bijgaande figuur – maandcijfers met een kwartaal(sub)totaal – kunt u in kolom F die trendgrafiekjes op de volgende manier laten tekenen (het label ‘trends’ staat dus in cel F2). Selecteer cel F3, dus de lege cel rechts naast het kwartaaltotaal, onder het label. Kies via tab Invoegen, Sparklines een lijnvormige sparkline. Selecteer het gegevensbereik waarover de sparkline moet worden weergegeven, dus in de voorbeeldfiguur hierboven de maandomzetten in de cellenreeks B3:D3. Klik OK en zie het trendlijntje verschijnen. Meteen verschijnt ook een nieuwe hulptab Hulpmiddelen voor sparklines. Bekijk er de mogelijkheden en kies onder andere het vinkje in groep Weergeven bij Markeringen. Dan verschijnen in de sparkline de punten voor de drie maanden zoals in de figuur. Laat in de cellen onder F3 de sparklines ook verschijnen door te kopiëren: het snelst doet u dat dus met de Kopieer-tool (vulgreep). Er zijn behalve lijnen ook kolommetjes of winst/verliesbalkjes te kiezen en er is een keur aan in te stellen stijlen en opties voor de sparklines. Kijk bijvoorbeeld eens naar de manier om de hoogste of laagste waarde in zo’n celgrafiekje extra te benadrukken. Voorwaardelijke opmaak Ook combinaties met voorwaardelijke opmaak en effecten met bijvoorbeeld pictogrammetjes zijn mogelijk. Microsoft geeft in Help een aardig voorbeeld, kijk maar. De gekleurde pijlen...

Reeksen voor grafiek staan niet naast elkaar

Symptomen Uit grotere hoeveelheden cijfers wil de gebruiker maar van enkele getallen een grafiek laten zien. Remedie Selecteer alleen die cellen die de waarden bevatten die in de grafiek vertegenwoordigd moeten zijn. Zie de werkwijze hieronder. Verdieping Voorbeeld: in de rechterfiguur hieronder zijn alleen de kwartaalcijfers van de regio’s West en Zuid in de grafiek opgenomen, en niet alle regio’s zoals in de linker figuur. Twee werkwijzen zijn mogelijk om dit voorbeeld te realiseren: Selecteer de cellen in de rijen 1, 3 en 5 (dus ook de cellen met de tekstlabels). Zo’n multi-selectie maakt u door het indrukken van de [Ctrl]-toets bij elke selectie die u toevoegt. [Shift]+[F8] mag ook: druk deze toetscombinatie in na de eerste selectie (in de statusbalk verschijnt dan de melding ‘Toevoegen aan selectie’) en voeg er de andere twee selecties aan toe. Maak nu meteen uw grafiek, bijvoorbeeld met de knop (wizard) van de werkbalk, of via Invoegen, Grafieken, Kolom. Maak eerst de grafiek door heel het cellenbereik (alle regio’s) te selecteren en de kolomgrafiek voor alle regio’s te maken. Selecteer in de grafiek de reeks (één van de kolommetjes aanklikken is voldoende) die u niet wilt zien, en druk op [Delete]. Haal zo ook de andere reeks weg die u niet wilt tonen. Zie ook...

Waarden aanpassen met behulp van een grafiek

Symptomen De gebruiker wil aan de hand van een weergegeven grafiek de onderliggende waarden in het rekenmodel aanpassen. De gebruiker kan deze functie in Excel 2007/2010/2013 niet meer vinden. Remedie Activeer de 2D-kolommengrafiek (in 3D-grafieken werkt het niet). Klik op een van de kolommen: alle kolommen van die reeks worden dan geselecteerd en krijgen een blokje in het midden. Klik nu op de kolom waarvan u de waarde wilt aanpassen in de tabel. Die krijgt nu blokjes op de hoekpunten (deze kolom is geselecteerd) en een blokje midden bovenaan. Dat geeft aan dat u de bijbehorende waarde kunt veranderen. Sleep het blokje (bovenin midden: de muiscursor verandert) naar boven of beneden totdat u in het kadertje de gewenste waarde leest, laat dan de muisknop los. Dit getal wordt nu ook in het model op het werkblad geplaatst. Andere versies In de versies 2007 en 2010 is deze functionaliteit niet meer...

Functies om voorbeeldgegevens te maken

Symptomen De gebruiker wil bepaalde zaken, opties of functies in de Office-programma’s testen, bijvoorbeeld bij het ontwikkelen van een huisstijl of andere opmaakkwesties, maar liever niet in bestaande bestanden met werkelijke gegevens. Remedie Behalve dat u natuurlijk altijd een kopie van een bestand kunt maken waarmee u kunt experimenteren (of een back-up van het origineel), is het vaak ook handig om met voorbeeldgegevens te werken. Zo kunt u ook situaties creëren die nog niet in bestaande bestanden voorkomen, zoals lange rapportages of specifieke presentaties. Voorbeeldgegevens in de verschillende programma’s (en versies) kunt u maken met behulp van speciale functies of openen in bepaalde modellen, zie het overzicht hieronder. Verdieping De programma’s Word, Excel, PowerPoint en Access hebben allemaal bepaalde mogelijkheden om voorbeeldgegevens te kunnen gebruiken voor testdoeleinden. De onderstaande mogelijkheden zijn overigens niet in alle versies beschikbaar, probeer de genoemde opties dan ook uit in de versie die u gebruikt. Word Typ de functie =RAND(x,y) en druk op [Enter]. De x is het aantal alinea’s, y het aantal zinnen per alinea. De tekst in versie 2007 lijkt ontsnapt te zijn uit een helpbestand, in eerdere versies verscheen een standaardzin die alle tekens van het gebruikte lettertype bevat. Typ de functie =Lorem(x) of =Lorem(x,y) en druk op [Enter]. Vergelijkbaar als hierboven: het levert een x-aantal alinea’s (eventueel met een y-aantal zinnen per alinea) op uit de pseudo-Latijnse tekst die begint met ‘Lorem ipsum dolor…’, een (onzin)tekst gebaseerd op een fragment van Cicero uit 45 voor Christus die in de drukkerswereld veel gebruikt wordt om te bekijken hoe een bladspiegel of bepaalde lettertypen er uitzien. Excel De =Rand() functie in Excel...

VBA in Excel rekent niet goed

Symptomen In het werkblad rekent Excel prima: Wanneer Excel dezelfde berekening in VBA uitvoert (hier getoond in het venster Direct), is het resultaat echter fout: Remedie Zet haakjes rond het getal min drie Laat de berekening opnieuw uitvoeren. Het resultaat is nu wel correct: Verdieping VBA is een programmeertaal, Excel is een programma voor het uitvoeren van berekeningen. In Excel is dus veel meer aandacht besteed aan het implementeren van rekenregels, zoals Mijnheer van Dale. VBA kent Mijnheer van Dale niet. Tips Gebruik altijd haakjes, ook waar het niet noodzakelijk is. Het komt de duidelijkheid ten...

Cellen met formules herkennen

Symptomen Een Excel-gebruiker heeft een klein stukje programma geschreven om cellen met formules te herkennen. Option Explicit Sub ZoekFormulecellen() Dim cel As Range For Each cel In ActiveSheet.UsedRange If Left(cel.Formula, 1) = "=" Then MsgBox cel.Address End If Next cel End Sub Het programma meldt dat de inhoud van een bepaalde cel met een isgelijkteken begint. En toch blijkt de cel geen formule te bevatten. Remedie Pas de regel met het IF-statement als volgt aan: If cel.HasFormula Then Nu worden alleen cellen herkend die ook echt een formule bevatten. Verdieping Het gebruik van de functie Left is bij veel beginnende programmeurs erg populair. Echter: het programma doet precies wat u vraagt. Doorgaans zal dat geen probleem zijn. Formules beginnen immers altijd met een isgelijkteken (=), en worden dus netjes gerapporteerd. Het omgekeerde is echter niet waar. Bevat een cel uitsluitend het isgelijkteken, dan is er sprake van een tekstcel. Gebruikt u de functie Left dan wordt de cel als formulecel gerapporteerd. Tips Bestudeer het objectmodel van Excel en gebruik de helpfunctie van Visual Basic om naar de eigenschappen van objecten te zoeken. Zoekt u naar “Range met formule”, dan presenteert de Help-functie de eigenschap .HasFormula keurig bij de eerste twintig zoekresultaten. Zie ook Excel-objectmodel....