Verschil tussen veldtype Integer en Lange Integer in Access

Symptoom De gebruiker wil cijfers in een Access database opslaan en vraagt zich af of het veldtype Integer of Lange Integer gebruikt moet worden. Remedie Het veldtype Integer slaat waarden op tussen -32.768 en 32.767. Er kunnen geen decimalen gebruikt worden en de grootte van het veld in de database bedraagt 2 bytes. Het veldtype Lange integer (Engels: Long) slaat waarden op tussen -2.147.483.648 en 2.147.483.647. Er kunnen wel decimalen gebruikt worden. De grootte van het veld in de database bedraagt 4 bytes. Verdieping Wanneer u een tabel maakt of wijzigt en het gegevenstype Numeriek selecteert, bepaalt de instelling van de eigenschap Veldlengte de opslagruimte voor het getal. U kunt kiezen uit: Byte Integer Lange integer Enkele precisie Dubbele precisie Replicatie-id Decimaal Onder Remedie is al beschreven wat de verschillen zijn tussen het veldtype Integer en Lange integer. In het laatste veldtype kunnen decimalen worden opgeslagen. Ook is het getal wat u kunt opslaan veel groter. Gebruik het veldtype Integer voor waarden waarvan u zeker weet dat zij geen decimalen bevatten, wel negatief mogen zijn, en kleiner dan ongeveer 32.000 blijven. Het veldtype Byte slaat waarden op tussen 0 en 255. Het veldtype Enkele precisie (Engels: single) slaat numerieke drijvende-kommawaarden op tussen -3,4 x 1038 en +3,4 x 1038 met maximaal zeven significante cijfers. De vereiste opslagruimte is 4 bytes. Het veldtype Dubbele precisie (Engels: double) slaat numerieke drijvende-kommawaarden op tussen -1,797 x 10308 en +1,797 x 10308 met maximaal 15 significante cijfers. De vereiste opslagruimte is 8 bytes. Het veldtype replicatie-id wordt gebruikt voor het opslaan van unieke identificatiecodes (GUIDs) van 16 bytes. Het veldtype Decimaal slaat numerieke...

Access database geeft foutmelding 14.0.0000.0000

Symptoom Bij het sluiten van een Access database verschijnt de foutmelding dat voor het wijzigen van het ontwerp minimaal versie 14.0.0000.0000 nodig is Remedie Gebruik de database is de versie waarin hij gemaakt is, namelijk Microsoft Access 2010. Verwijder functionaliteit uit de database zodat hij weer compatibel is met Access 2010. Installeer Access 2007 Service Pack 2 (SP2). Verdieping De database is een .acdb bestand dat is gemaakt in Microsoft Access 2010. Zowel Access 2007 als 2010 maken gebruik van het nieuwe databaseformaat .accdb, maar er zijn wel degelijk verschillen tussen de versies. Access 2010 ondersteunt diverse functies en databasetypen die versie 2007 nog niet kent. Daarom kunt u in een aantal gevallen een in Access 2010 gemaakte database wel openen in versie 2007, maar krijgt u bij het afsluiten een foutmelding zoals hieronder. De melding zelf had wel wat duidelijker mogen zijn. Tot de nieuwe functies waarmee Access 2007 niet overweg kan behoren: Sorteervolgorden voor Chinees, Japans, Roemeens, Servisch, Kroatisch en Bosnisch Databases met Web objecten Datamacro’s Berekende kolommen Gekoppelde tabellen met verbindingsreeksen van meer dan 512 tekens Application Navigation Control Web Browser Control Een factor die het openen van Access 2010 databases nog onduidelijker maakt is het feit dat er verschil zit tussen Access 2007 met Service Pack 1 (SP1) en Access 2007 met Service Pack 2 (SP2). In het eerste geval wil een Access 2010 database soms helemaal niet openen. Heeft u Access 2007 met SP2, dan lukt het openen wel. Maar het bekijken en het wijzigen van het ontwerp van de database kan aan beperkingen onderhevig zijn. Voor de duidelijkheid: als u Access 2007 met...

Waarde overnemen uit vorige record

Symptomen In nieuwe (of bestaande) records in Access wilt u in een veld snel een waarde overnemen uit het vorige record. Remedie Gebruik de sneltoets [Ctrl]+[‘] (apostrof) om de waarde uit hetzelfde veld in het vorige record over te nemen. Verdieping Bij het invoeren van gegevens in de rijen (‘records’) van een gegevenstabel in Access zult u ongetwijfeld regelmatig doublures van gegevens invoeren. Bijvoorbeeld als u een adressentabel maakt en u voert achter elkaar diverse relaties uit de plaats Amsterdam in. Bij elk adres moet u dan die plaats intypen, maar dat kan sneller door in een veld van een datatabel met behulp van de sneltoets [Ctrl]+[‘] (apostrof) direct de waarde uit hetzelfde veld van het vorige record over te nemen. Overigens werkt dit ook als u niet in tabelweergave, maar bijvoorbeeld in een formulier gegevens invoert. Andere versies Deze relatief onbekende sneltoets werkt in alle versies van Access. Tip U kunt de tabel steeds op een bepaalde manier (opnieuw) laten sorteren om ervoor te zorgen dat de over te nemen waarde ook daadwerkelijk in het vorige record...

Een Access-keuzelijst achteraf opnieuw sorteren

Symptomen De gebruiker wil een keuzelijst (Listbox) achteraf, dus bijvoorbeeld na plaatsing op een formulier, alsnog opnieuw sorteren. Dat kan niet via een relatief eenvoudige methode, zoals een eigenschap van het besturingselement. Eventueel moet achteraf ook op meerdere sleutels kunnen worden gesorteerd. Remedie Op de een of andere manier is het achteraf sorteren van een lijstelement zoals een keuzelijst in een Access-formulier geen eenvoudige taak. Men zou verwachten dat de inhoud van de Listbox met een instelling van een eigenschap als .Sort of .OrderBy te regelen zou zijn, zoals bij (sub)formulieren het geval is, maar dat is voor het besturingselement Listbox niet mogelijk. Vaak wordt een lijstelement gebruikt om de resultaten van een bepaalde selectie of filtering via andere elementen te vullen of om er bepaalde waarden aan toe te kennen. In beide gevallen zou de sortering vooraf geen problemen opleveren, want de rijbron (Rowsource) die de inhoud gaat bepalen is op dat moment nog wel gevoelig voor sorteeracties. De SQL-string die u als rijbron gebruikt, kan direct worden voorzien van sortering, eventueel zelfs op meerdere kolommen. Maar als de lijst er eenmaal staat, is sortering achteraf een probleem. Als de Listbox maar uit één kolom bestaat (dus de sortering op één sleutel moet plaatsvinden), is er de mogelijkheid om de items van de lijst in te lezen in een array, die vervolgens te sorteren in een private sub en de gesorteerde items terug te schrijven in de Listbox. U heeft dan bijvoorbeeld procedures nodig als hieronder (de eerste om de opgehaalde lijstwaarden te verwerken, de tweede om te sorteren): Private Sub Sorteren_Click() Dim i As Long Sorteer MijnArray,...

Functies om voorbeeldgegevens te maken

Symptomen De gebruiker wil bepaalde zaken, opties of functies in de Office-programma’s testen, bijvoorbeeld bij het ontwikkelen van een huisstijl of andere opmaakkwesties, maar liever niet in bestaande bestanden met werkelijke gegevens. Remedie Behalve dat u natuurlijk altijd een kopie van een bestand kunt maken waarmee u kunt experimenteren (of een back-up van het origineel), is het vaak ook handig om met voorbeeldgegevens te werken. Zo kunt u ook situaties creëren die nog niet in bestaande bestanden voorkomen, zoals lange rapportages of specifieke presentaties. Voorbeeldgegevens in de verschillende programma’s (en versies) kunt u maken met behulp van speciale functies of openen in bepaalde modellen, zie het overzicht hieronder. Verdieping De programma’s Word, Excel, PowerPoint en Access hebben allemaal bepaalde mogelijkheden om voorbeeldgegevens te kunnen gebruiken voor testdoeleinden. De onderstaande mogelijkheden zijn overigens niet in alle versies beschikbaar, probeer de genoemde opties dan ook uit in de versie die u gebruikt. Word Typ de functie =RAND(x,y) en druk op [Enter]. De x is het aantal alinea’s, y het aantal zinnen per alinea. De tekst in versie 2007 lijkt ontsnapt te zijn uit een helpbestand, in eerdere versies verscheen een standaardzin die alle tekens van het gebruikte lettertype bevat. Typ de functie =Lorem(x) of =Lorem(x,y) en druk op [Enter]. Vergelijkbaar als hierboven: het levert een x-aantal alinea’s (eventueel met een y-aantal zinnen per alinea) op uit de pseudo-Latijnse tekst die begint met ‘Lorem ipsum dolor…’, een (onzin)tekst gebaseerd op een fragment van Cicero uit 45 voor Christus die in de drukkerswereld veel gebruikt wordt om te bekijken hoe een bladspiegel of bepaalde lettertypen er uitzien. Excel De =Rand() functie in Excel...

Access Web Databases maken

Symptomen De gebruiker wil een Access Web Database maken en op een SharePoint 2010 site zetten. Remedie Gebruik SharePoint 2010 en de ingebouwde functionaliteit van Access 2010. Bouw eerst uw database en gebruik daarbij een navigatieformulier met tabbladen. Kies dan Bestand, Opslaan en publiceren, Publiceren naar Access Services. Verdieping Microsoft Access 2010 beschikt over de mogelijkheid databases te publiceren naar het ‘web’. Alleen is Microsoft enigszins enthousiast over de definitie van ‘web’: bedoeld wordt dat databases kunnen worden gepubliceerd naar SharePoint 2010. Zonder SharePoint gaat het niet, een database zomaar op een webserver als IIS of Apache zetten blijft dus een utopie. Desondanks zijn Web Databases een interessante functionaliteit. Vooral binnen de eigen organisatie is het gemakkelijk geworden een database te publiceren en aan anderen ter beschikking te stellen. Access 2010 regelt daarbij ook de navigatie. Immers, op webpagina’s moet u knoppen of tabbladen gebruiken en is het Navigatiedeelvenster niet beschikbaar. Als u wilt beginnen met het publiceren van databases, kunt u het beste met een lege webdatabase beginnen om incompatibiliteitsproblemen te voorkomen: Kies in Access 2010 Bestand, Nieuw en klik op Lege webdatabase. Geef de database een naam, selecteer desgewenst een pad en klik op de knop Maken. Voeg tabellen, formulieren en/of rapporten toe. Het is belangrijk de formulieren te voorzien van een navigatiesysteem. Kies bijvoorbeeld Maken, Navigatie en voeg horizontale of verticale tabbladen toe. Sleep formulieren of rapporten naar deze tabbladen. Zorg dat de database een webweergaveformulier heeft waarmee gestart wordt. Kies Bestand, Opties, Huidige database en selecteer een formulier bij Webweergaveformulier, klik dan op OK. Als u klaar bent om de database te publiceren kiest u...