Rekenen met tijden in Excel

Symptomen De gebruiker houdt in een rekenblad het aantal gewerkte uren van de medewerkers in de organisatie bij, en berekent daarna de loonkosten. Maar in de totaalberekening leidt de urentelling niet tot de juiste bedragen. Remedie Twee zaken kunnen het probleem veroorzaken: de opgetelde uren vermenigvuldigen met bedragen, en de urentelling die over de daggrens gaat. Hieronder de oplossing voor beide. Verdieping Rekenen met tijdwaarden is – net als met datums – wat lastiger dan met ‘gewone’ getallen. Dat heeft te maken met de afwijkende getalsystemen waar u dan mee rekent: een dag kent nu eenmaal 24 uur en een uur 60 minuten. Zolang u binnen de hoeveelheid van 24 uren blijft en u niet over de daggrens gaat, kunt u berekeningen op de tijdwaarden toepassen alsof het gewone getallen waren. Zo kunt u werktijden (die in cellen staan van een rekenmodel) gewoon van elkaar aftrekken en zo uitrekenen hoeveel uren of minuten tussen begin en eindtijd zijn verstreken. In onderstaande figuur ziet u hoe de begin- en eindwerktijden en de lengte van de pauzes als uren worden genoteerd in een model en hoe dan het aantal gewerkte uren wordt uitgerekend met behulp van de formule in de formulebalk. De formule (zie de formulebalk voor cel F5) moge duidelijk zijn: eindtijd minus begintijd minus pauze, levert 5½ gewerkte uren op. Maar zodra het aantal uren over de daggrens heen gaat (24:00/0:00 uur) kan het rekenprogramma geen waarde weergeven die binnen de klok valt, omdat de formule een negatieve waarde oplevert. Om dit te voorkomen kunt u de berekening als volgt formuleren: =(D5-C5+(D5<C5))-E5 Hierin wordt gekeken of de eindtijd kleiner...

Mijn visitekaartjes worden niet netjes afgedrukt

Symptomen Voor uw bedrijf, stichting of vereniging wilt u (semi-)professionele visitekaartjes maken, tweezijdig bedrukt. Het wil echter maar niet lukken de voor- en de achterkant van deze visitekaartjes goed aan beide zijden van het papier te krijgen. De visitekaartjes staan netjes ‘in register’ (zoals dit in de drukkerswereld heet), maar het merendeel gaat verloren als u ze op maat probeert te snijden. Remedie Om de voor- en achterkant van het papier netjes tegenover elkaar te krijgen, gaat u als volgt te werk: Open een nieuw document. Stel de marges van het document zo in dat het papier maximaal gebruikt wordt: maak alle marges zo klein mogelijk. Zorg er in ieder geval voor dat de linker- en de rechtermarge exact gelijk zijn. Maak uw visitekaartjes met behulp van een gecentreerde tabel: Kies Invoegen, Tabel of het commando uit uw versie van Word. Voeg een tabel in van twee kolommen en vijf of zes rijen. Stel de kolombreedtes in: Selecteer de eerste kolom door met de muis net boven de eerste cel van deze kolom te klikken. Word selecteert dan de eerste kolom. Klik met de rechtermuisknop in de selectie en kies Tabeleigenschappen. Klik op de tab van het tabblad Kolom. Stel de kolombreedte in: Klik op de knop Volgende kolom. Herhaal het instellen van de kolombreedte tot dat alle kolommen de gewenste breedte hebben. Stel op deze manier ook de rijhoogte van alle rijen in: nu gebruikt u de tab Rijen. Maak een proefafdruk en houd deze tegen het licht (of, indien beschikbaar, leg de proefdruk op een lichtbak). Stel vast of de voor- en achterkant netjes tegenover elkaar staan....

Kan ik een Open Office-document afdrukken?

Symptomen Een zakenrelatie of een goede vriend(in) komt langs met een document dat moet worden afgedrukt. Als u het document in Windows Verkenner bekijkt, zit u dat de bestandsextensie .ODF is. U probeert het document te openen, maar dat wil niet lukken. Remedie Surf naar de website http://odf-converter.sourceforge.net/download.html. Zoek naar een optie Download. Klik op de hyperlink ODF Add/in for Microsoft Office. U belandt in de paragraaf Installing the Add/in for Microsoft. Klik op OdfAddInForOfficeSetup-en-4.0.exe. Wanneer deze executable (een fraai woord voor ‘programma’) uitgevoerd is, kunt u het ODF-bestand op twee manieren openen: Kies in het Word/menu voor Bestand (File), ODF …, Openen ODF (Open ODF). Klik in de Windows Verkennner met de rechtermuisknop op de bestandsnaam en kies Open met Microsoft Office. Tips Het ODF-bestand wordt in de modus ‘alleen lezen’geopend: als een OOX-bestand. Wilt u de inhoud wijzigen en als een ODF-bestand opslaan, sla het dan eerst op met de opdracht Menu (Menu), Save As … (Opslaan als). Kies vervolgens voor Export as ODF (Exporteren naar ODF). In de modernere Office-versies (2007 en recenter) kunt u ODF-bestanden zonder problemen openen. Om grotere aantallen ODF-bestanden te converteren, is er een conversie-programma beschikbaar dat u vanaf de aloude DOS-prompt kunt starten. OdfConverter.exe /I Bestandsnaam [/O MapOfBestandsnaam] [/V] U kunt dit conversieprogramma vanaf dezelfde website downloaden. Zie ook...

Alternatief voor VERT.ZOEKEN?

Symptomen Gebruikers weten dat herberekeningen erg traag worden als VERT.ZOEKEN veelvuldig gebruikt wordt. Maar wat is het alternatief? Het opslaan van werkmappen met de functie VERT.ZOEKEN duurt een eeuwigheid, en gebruikers zoeken naar een oplossing. Remedie Vervang alle functies van de gedaante VERT.ZOEKEN(zoekwaarde;tabelmatrix;kolom-index_getal) door een samengestelde functie van de gedaante =INDEX(tabelmatrix;VERGELIJKEN(zoekwaarde;eerste_kolom_tabelmatrix;kolomindex-getal). Verdieping De functie VERT.ZOEKEN wordt herberekend tekens wanneer een van de cellen in een van de in deze functie gebruikte parameterbereiken wijzigt. In een ander artikel is uiteengezet dat u beter bereiknamen kunt definiëren en de functie VERT.ZOEKEN kunt vervangen door intersecties. Schat u in dat dit niet de meest ideale oplossing is, vermijd de herberekening dan door te zoeken in een kleiner bereik. Alle wijzigingen in cellen buiten dit kleinere bereik leiden niet tot een serie tijdrovende herberekeningen. Het lijkt misschien vreemd dat het gebruik van twee (geneste) functies in plaats van één, tot een kleinere werkmap en tot een snellere herberekening leidt. Dat komt niet omdat VERT.ZOEKEN een inefficiënt geprogrammeerde functie is: de functie doe haar werk supersnel, maar het werkaanbod is gewoon onevenredig groot (zie Tips). Tips Excel is een spreadsheet. De functionaliteit die VERT.ZOEKEN biedt, is functionaliteit die doorgaans geboden wordt door database-pakketten. Overweeg het gebruik van programma’s als MS Access of een SQL-database. Op dezelfde manier maakt u een einde aan de functie HORIZ.ZOEKEN. Hebt u een werkmap met tientallen, honderden, duizenden of (niet te hopen) tienduizenden VERT.ZOEKEN-functies? De alternatieve geneste formule is niet alleen sneller en compacter, maar zelfs ook nog krachtiger dan VERT.ZOEKEN. Bij VERT.ZOEKEN geldt immers dat de kolom waarin gezocht wordt, de meest linkse kolom is van het bereik...

Formules plakken in Excel lukt niet

Symptomen In de ene werkmap is een cel of een bereik gekopieerd, maar het lukt niet deze gegevens in een andere werkmap te plakken.  Remedie Sluit de werkmap waarin u de gegevens wilt plakken (de doelwerkmap). Sluit de Excel-instantie (het Excel-programma) waarin deze werkmap geopend was. Kies in de Excel-instantie waarin de bronwerkmap is geopend Bestand, Openen (of de equivalente opdracht in uw Excelversie) en open de doelwerkmap. Kopieer het gewenste bereik in de bronwerkmap. Plak de gegevens in de doelwerkmap. Verdieping Opent u twee werkmappen met behulp van het Excel-menu, dan is er maar één Excel-programma actief op uw computer. Beide werkmappen maken gebruik van dit ene Excel-programma, en communiceren dus prima met elkaar. Opent u Excel via het Start-menu, opent u een werkmap, start u Excel nogmaals via het Start-menu en opent u weer een werkmap, dan is de situatie anders. Er zijn dan twee Excel-programma’s actief op uw computer: twee Excel-instanties. Die communiceren niet zo goed met elkaar: het plakken van formules vanuit de ene naar de andere werkmap is daar een voorbeeld van. Tips Wilt u herhaald een aantal formule-bereiken omzetten in vaste waarden, dan kunt u misschien handig gebruik maken van dit ‘nadeel’. [Ctrl]+[V] in de tweede Excel-instantie werkt dan immers als Plakken Speciaal, Waarden. Zie ook Excel-instanties. Ctrl+C en Ctrl+V. Bewerken, Plakken Speciaal,...