Symptomen

  • De gebruiker wil een Access Web Database maken en op een SharePoint 2010 site zetten.

Remedie

Gebruik SharePoint 2010 en de ingebouwde functionaliteit van Access 2010. Bouw eerst uw database en gebruik daarbij een navigatieformulier met tabbladen. Kies dan Bestand, Opslaan en publiceren, Publiceren naar Access Services.

Verdieping

Microsoft Access 2010 beschikt over de mogelijkheid databases te publiceren naar het ‘web’. Alleen is Microsoft enigszins enthousiast over de definitie van ‘web’: bedoeld wordt dat databases kunnen worden gepubliceerd naar SharePoint 2010. Zonder SharePoint gaat het niet, een database zomaar op een webserver als IIS of Apache zetten blijft dus een utopie.

Desondanks zijn Web Databases een interessante functionaliteit. Vooral binnen de eigen organisatie is het gemakkelijk geworden een database te publiceren en aan anderen ter beschikking te stellen. Access 2010 regelt daarbij ook de navigatie. Immers, op webpagina’s moet u knoppen of tabbladen gebruiken en is het Navigatiedeelvenster niet beschikbaar.

Als u wilt beginnen met het publiceren van databases, kunt u het beste met een lege webdatabase beginnen om incompatibiliteitsproblemen te voorkomen:

  1. Kies in Access 2010 Bestand, Nieuw en klik op Lege webdatabase.
  2. Geef de database een naam, selecteer desgewenst een pad en klik op de knop Maken.
  3. Voeg tabellen, formulieren en/of rapporten toe.
  4. Het is belangrijk de formulieren te voorzien van een navigatiesysteem. Kies bijvoorbeeld Maken, Navigatie en voeg horizontale of verticale tabbladen toe. Sleep formulieren of rapporten naar deze tabbladen.
  5. Zorg dat de database een webweergaveformulier heeft waarmee gestart wordt. Kies Bestand, Opties, Huidige database en selecteer een formulier bij Webweergaveformulier, klik dan op OK.
  6. Als u klaar bent om de database te publiceren kiest u Bestand, Opslaan en publiceren, Publiceren naar Access Services.
  7. Klik op de knop Compatibiliteitscontrole uitvoeren. Als onder deze knop de tekst De database is compatibel met het web komt te staan, kunt u doorgaan.
  8. Voer bij URL van server het pad in naar uw teamsite. Is uw bedrijfsnaam Tails, dan is het pad waarschijnlijk tails.sharepoint.com/teamsite.
  9. De database wordt automatisch gepubliceerd naar een subsite. Voer bij Sitenaam de naam in van de subsite die moet worden aangemaakt.
  10. Klik op de knop Publiceren naar Access Services.

Als met publiceren succesvol is, verschijnt een melding waarmee u direct naar de database kunt gaan.

Tips

  • Let erop dat bij het publiceren een adres als tails.sharepoint.com/teamsite gebruikt wordt. Vul daaronder de sitenaam/databasenaam in, zoals ‘database’. Access maakt dan zelf de volledige URL, in dit geval http://tails.sharepoint.com/teamsite/database. Wij hadden veel problemen wanneer een complete URL met beveiliging werd ingevuld, zoals https://tails.sharepoint.com/teamsite.
  • Om de database op uw teamsite te vinden doet u het volgende: klik op uw teamsite in het deelvenster links op Alle site-inhoud. Selecteer onder Sites en werkruimten de naam van de subsite van de database.