Problemen met afdrukken in Office oplossen

Symptomen De gebruiker heeft problemen met het afdrukken van documenten in Microsoft Office. Welke stappen kunnen gevolgd worden om afdrukproblemen op te lossen? Remedie Volg bij het oplossen van afdrukproblemen een beproefde supportstrategie. Vraag wat er precies mis gaat, laat de gebruiker vanaf een ander werkstation afdrukken, laat de gebruiker vanuit een andere applicatie afdrukken of naar een andere printer. Zo vindt u hopelijk snel waar het aan ligt: aan het werkstation, Windows, Office, de printer of iets anders. Verdieping Hoewel uw manier van troubleshooting kan verschillen van de onze, geven wij hier eerst een aantal algemene tips voor het controleren van afdrukproblemen, onderverdeeld in categorieën: Er wordt niets afgedrukt: Controleer of de printer aan staat en er papier / inkt / toner genoeg is. Controleer of de printer foutmeldingen vertoont, of dat er een klep openstaat. Laat eventueel een testpagina afdrukken via het menu/display van de printer. Controleer of het afdrukken in Windows onderbroken is: Kies Start en vervolgens Printers en faxapparaten in Windows XP of Start, Configuratiescherm, Apparaten en printers weergeven in Vista of Windows 7. Klik met de rechtermuisknop op uw printer. Probeer opties als Doorgaan met afdrukken, Printer on line gebruiken of Afdruktaken weergeven. Controleer wel een vinkje staat bij de printer die de gebruiker wil gebruiken. Zo niet, dan is dit niet de standaardprinter en kan de opdracht ergens anders heen gegaan zijn. Controleer of er is afgedrukt naar een XPS- of PDF printerdriver. In dat geval zal niets worden afgedrukt, maar wordt een elektronisch document aangemaakt. Controleer in de eigenschappen van de printer of de poort goed geconfigureerd is. Laat de gebruiker uitloggen...

Het bouwstenensjabloon in Word 2007

Symptomen De beheerder wil weten waar bouwstenen worden opgeslagen. De gebruiker wil meer weten over het gebruik van bouwstenen in Word 2007 De foutmelding “Het Microsoft Office Open XML-bestand Bouwstenen.dotx kan niet worden geopend omdat er problemen zijn met de inhoud” verschijnt. Remedie Word 2007 gebruikt een speciaal sjabloon voor het bewaren van alle bouwstenen. U vindt de locatie als volgt: Kies Start. Typ in het zoekvak: %appdata%\Microsoft\Document Building Blocks en druk op [Enter]. Ga indien nodig naar de submap met de juiste taal, voor Nederland is dat 1043. Hier vindt u het bestand Building Blocks.dotx (het heet ook zo in de Nederlandse versie van Office 2007). Opmerking: met de variabele %appdata% vult u het pad naar de gebruikersmap in. In ‘gewone’ notatie is het pad is over het algemeen: C:\Users\<gebruikersnaam>\AppData\Roaming\Microsoft\Document Building Blocks\1043. Verdieping In Word 2007 kunt u op verschillende plaatsen gebruik maken van bouwstenen. U vindt ze onder meer onder de tab Invoegen bij de opties Voorblad, Koptekst, Voettekst, Paginanummer en Tekstvak. Maar ook de standaard Inhoudsopgaven (in de tab Verwijzingen) komen uit het bouwstenenbestand. Een direct toegang tot alle bouwstenen krijgt u als volgt: Ga naar de tab Invoegen. Klik in de groep Tekst op Snelonderdelen en kies Bouwstenenbeheer. Het venster Bouwstenenbeheer verschijnt. De bouwstenen zijn gesorteerd op categorie. 3. Selecteer een bouwsteen en klik op Eigenschappen bewerken. Informatie over de bouwsteen verschijnt, onder meer de plaats waar deze is opgeslagen. Wanneer een gebruiker interessante bouwstenen gemaakt heeft en deze wil distribueren, dan kan dat door het bestand te kopiëren en bij de andere gebruikers te overschrijven. Meestal hoeft u alleen Building Blocks.dotx te kopiëren en...

Hoe kan ik een presentatie redigeren / becommentariëren?

Symptoom De gebruiker wil commentaar leveren op de PowerPoint presentatie van een ander, of commentaar in een presentatie verwerken. Remedie PowerPoint heeft geen functie voor het bijhouden van wijzigingen, zoals Word. Maak in plaats daarvan gebruik van de functies voor opmerkingen in PowerPoint 2002 en hoger. Kies Invoegen, Opmerking om een nieuwe opmerking toe te voegen aan de dia. Verdieping Een geplaatste opmerking krijgt een pictogram. Hoewel de opmerking niet aan tekst te koppelen is, kunt u de positie van het pictogram wel wijzigen door het te verslepen met de muis. Door op het pictogram te klikken maakt u de tekst van de opmerking zichtbaar. Door op het pictogram te dubbelklikken kunt u de opmerking bewerken. Door te rechtsklikken op het pictogram maakt u opties zichtbaar voor het bewerken van de opmerking, het kopiëren van de tekst naar het klembord, en het verwijderen van de opmerking. Een werkbalk Redigeren is toegevoegd vanaf PowerPoint 2002. U maakt deze werkbalk indien nodig zichtbaar via de optie Beeld, Werkbalken. De balk heeft onder meer knoppen voor het toevoegen, bewerken en verwijderen van een opmerking, maar ook voor het weergeven of verbergen van alle opmerkingen en voor het navigeren door alle opmerkingen op een dia. Andere versies In PowerPoint 2007en hoger  gebruikt u het tabblad Controleren in het lint. Met de knop Markeringen weergeven maakt u commentaarmarkeringen zichtbaar of onzichtbaar. Gebruik de knoppen Nieuwe opmerking en Opmerking bewerken om een opmerking toe te voegen of te bewerken. Via opties onder de knop Verwijderen kunt u de huidige opmerking verwijderen, alle opmerkingen (markeringen) op de huidige dia verwijderen of alle opmerkingen in de presentatie...

Verschil tussen veldtype Integer en Lange Integer in Access

Symptoom De gebruiker wil cijfers in een Access database opslaan en vraagt zich af of het veldtype Integer of Lange Integer gebruikt moet worden. Remedie Het veldtype Integer slaat waarden op tussen -32.768 en 32.767. Er kunnen geen decimalen gebruikt worden en de grootte van het veld in de database bedraagt 2 bytes. Het veldtype Lange integer (Engels: Long) slaat waarden op tussen -2.147.483.648 en 2.147.483.647. Er kunnen wel decimalen gebruikt worden. De grootte van het veld in de database bedraagt 4 bytes. Verdieping Wanneer u een tabel maakt of wijzigt en het gegevenstype Numeriek selecteert, bepaalt de instelling van de eigenschap Veldlengte de opslagruimte voor het getal. U kunt kiezen uit: Byte Integer Lange integer Enkele precisie Dubbele precisie Replicatie-id Decimaal Onder Remedie is al beschreven wat de verschillen zijn tussen het veldtype Integer en Lange integer. In het laatste veldtype kunnen decimalen worden opgeslagen. Ook is het getal wat u kunt opslaan veel groter. Gebruik het veldtype Integer voor waarden waarvan u zeker weet dat zij geen decimalen bevatten, wel negatief mogen zijn, en kleiner dan ongeveer 32.000 blijven. Het veldtype Byte slaat waarden op tussen 0 en 255. Het veldtype Enkele precisie (Engels: single) slaat numerieke drijvende-kommawaarden op tussen -3,4 x 1038 en +3,4 x 1038 met maximaal zeven significante cijfers. De vereiste opslagruimte is 4 bytes. Het veldtype Dubbele precisie (Engels: double) slaat numerieke drijvende-kommawaarden op tussen -1,797 x 10308 en +1,797 x 10308 met maximaal 15 significante cijfers. De vereiste opslagruimte is 8 bytes. Het veldtype replicatie-id wordt gebruikt voor het opslaan van unieke identificatiecodes (GUIDs) van 16 bytes. Het veldtype Decimaal slaat numerieke...

AutoCorrectie neemt de opmaak niet mee

Symptomen De gebruiker wil bij het invoegen van een AutoCorrectie-tekst ook opmaak van de tekst meenemen. Remedie Maak de tekst die als vervanging voor de AutoCorrectie-optie moet worden ingevoegd in de normale tekst zoals gewenst op. Selecteer de vervangende tekst. Ga via menu Extra, AutoCorrectie (Word 2000-2003) naar het venster waar u het item in kunt stellen. In het tekstvak onder Door: staat de geselecteerde tekst. Als de opmaak al direct is weergegeven en het keuzerondje bij Tekst met opmaak is al actief, kunt u de te vervangen tekst invullen in het vak onder Vervangen. Is het rondje niet ingeschakeld, doe dat dan alsnog. Bij vreemde tekens zoals pictogrammen uit de tekenset Wingdings of iets dergelijks, zal niet altijd onder Door: zichtbaar zijn wat de vervanging uiteindelijk zal worden. Klik op Toevoegen en klik OK. Probeer de nieuwe AutoCorrectie-optie nog even in het document uit door de te vervangen tekst in te typen gevolgd door een spatie, leesteken of [Enter]. Verdieping Het probleem wordt eigenlijk veroorzaakt doordat in het venster AutoCorrectie geen opmaak kan worden ingesteld. Daarom moet u die opmaak eerst instellen en vervolgens de uiteindelijk te plaatsen tekst selecteren, alvorens naar het venster AutoCorrectie te gaan. Stel dat u niet steeds subscript wilt instellen voor de 2 in de tekstnotatie CO2 voor kooldioxine, maar dat na typen van CO2 door AutoCorrectie wilt laten vervangen. Volgens de procedure hierboven komt na de selectie van de tekst in de gewenste notatie in het document in venster AutoCorrectie in vak Door: meteen de juiste notatie te staan. Andere versies De AutoCorrectie-opties vindt u in Word 2007 via de Office-knop of in Word...

Rekenen met tijden in Excel

Symptomen De gebruiker houdt in een rekenblad het aantal gewerkte uren van de medewerkers in de organisatie bij, en berekent daarna de loonkosten. Maar in de totaalberekening leidt de urentelling niet tot de juiste bedragen. Remedie Twee zaken kunnen het probleem veroorzaken: de opgetelde uren vermenigvuldigen met bedragen, en de urentelling die over de daggrens gaat. Hieronder de oplossing voor beide. Verdieping Rekenen met tijdwaarden is – net als met datums – wat lastiger dan met ‘gewone’ getallen. Dat heeft te maken met de afwijkende getalsystemen waar u dan mee rekent: een dag kent nu eenmaal 24 uur en een uur 60 minuten. Zolang u binnen de hoeveelheid van 24 uren blijft en u niet over de daggrens gaat, kunt u berekeningen op de tijdwaarden toepassen alsof het gewone getallen waren. Zo kunt u werktijden (die in cellen staan van een rekenmodel) gewoon van elkaar aftrekken en zo uitrekenen hoeveel uren of minuten tussen begin en eindtijd zijn verstreken. In onderstaande figuur ziet u hoe de begin- en eindwerktijden en de lengte van de pauzes als uren worden genoteerd in een model en hoe dan het aantal gewerkte uren wordt uitgerekend met behulp van de formule in de formulebalk. De formule (zie de formulebalk voor cel F5) moge duidelijk zijn: eindtijd minus begintijd minus pauze, levert 5½ gewerkte uren op. Maar zodra het aantal uren over de daggrens heen gaat (24:00/0:00 uur) kan het rekenprogramma geen waarde weergeven die binnen de klok valt, omdat de formule een negatieve waarde oplevert. Om dit te voorkomen kunt u de berekening als volgt formuleren: =(D5-C5+(D5<C5))-E5 Hierin wordt gekeken of de eindtijd kleiner...

Mijn visitekaartjes worden niet netjes afgedrukt

Symptomen Voor uw bedrijf, stichting of vereniging wilt u (semi-)professionele visitekaartjes maken, tweezijdig bedrukt. Het wil echter maar niet lukken de voor- en de achterkant van deze visitekaartjes goed aan beide zijden van het papier te krijgen. De visitekaartjes staan netjes ‘in register’ (zoals dit in de drukkerswereld heet), maar het merendeel gaat verloren als u ze op maat probeert te snijden. Remedie Om de voor- en achterkant van het papier netjes tegenover elkaar te krijgen, gaat u als volgt te werk: Open een nieuw document. Stel de marges van het document zo in dat het papier maximaal gebruikt wordt: maak alle marges zo klein mogelijk. Zorg er in ieder geval voor dat de linker- en de rechtermarge exact gelijk zijn. Maak uw visitekaartjes met behulp van een gecentreerde tabel: Kies Invoegen, Tabel of het commando uit uw versie van Word. Voeg een tabel in van twee kolommen en vijf of zes rijen. Stel de kolombreedtes in: Selecteer de eerste kolom door met de muis net boven de eerste cel van deze kolom te klikken. Word selecteert dan de eerste kolom. Klik met de rechtermuisknop in de selectie en kies Tabeleigenschappen. Klik op de tab van het tabblad Kolom. Stel de kolombreedte in: Klik op de knop Volgende kolom. Herhaal het instellen van de kolombreedte tot dat alle kolommen de gewenste breedte hebben. Stel op deze manier ook de rijhoogte van alle rijen in: nu gebruikt u de tab Rijen. Maak een proefafdruk en houd deze tegen het licht (of, indien beschikbaar, leg de proefdruk op een lichtbak). Stel vast of de voor- en achterkant netjes tegenover elkaar staan....

Kan ik een Open Office-document afdrukken?

Symptomen Een zakenrelatie of een goede vriend(in) komt langs met een document dat moet worden afgedrukt. Als u het document in Windows Verkenner bekijkt, zit u dat de bestandsextensie .ODF is. U probeert het document te openen, maar dat wil niet lukken. Remedie Surf naar de website http://odf-converter.sourceforge.net/download.html. Zoek naar een optie Download. Klik op de hyperlink ODF Add/in for Microsoft Office. U belandt in de paragraaf Installing the Add/in for Microsoft. Klik op OdfAddInForOfficeSetup-en-4.0.exe. Wanneer deze executable (een fraai woord voor ‘programma’) uitgevoerd is, kunt u het ODF-bestand op twee manieren openen: Kies in het Word/menu voor Bestand (File), ODF …, Openen ODF (Open ODF). Klik in de Windows Verkennner met de rechtermuisknop op de bestandsnaam en kies Open met Microsoft Office. Tips Het ODF-bestand wordt in de modus ‘alleen lezen’geopend: als een OOX-bestand. Wilt u de inhoud wijzigen en als een ODF-bestand opslaan, sla het dan eerst op met de opdracht Menu (Menu), Save As … (Opslaan als). Kies vervolgens voor Export as ODF (Exporteren naar ODF). In de modernere Office-versies (2007 en recenter) kunt u ODF-bestanden zonder problemen openen. Om grotere aantallen ODF-bestanden te converteren, is er een conversie-programma beschikbaar dat u vanaf de aloude DOS-prompt kunt starten. OdfConverter.exe /I Bestandsnaam [/O MapOfBestandsnaam] [/V] U kunt dit conversieprogramma vanaf dezelfde website downloaden. Zie ook...

Alternatief voor VERT.ZOEKEN?

Symptomen Gebruikers weten dat herberekeningen erg traag worden als VERT.ZOEKEN veelvuldig gebruikt wordt. Maar wat is het alternatief? Het opslaan van werkmappen met de functie VERT.ZOEKEN duurt een eeuwigheid, en gebruikers zoeken naar een oplossing. Remedie Vervang alle functies van de gedaante VERT.ZOEKEN(zoekwaarde;tabelmatrix;kolom-index_getal) door een samengestelde functie van de gedaante =INDEX(tabelmatrix;VERGELIJKEN(zoekwaarde;eerste_kolom_tabelmatrix;kolomindex-getal). Verdieping De functie VERT.ZOEKEN wordt herberekend tekens wanneer een van de cellen in een van de in deze functie gebruikte parameterbereiken wijzigt. In een ander artikel is uiteengezet dat u beter bereiknamen kunt definiëren en de functie VERT.ZOEKEN kunt vervangen door intersecties. Schat u in dat dit niet de meest ideale oplossing is, vermijd de herberekening dan door te zoeken in een kleiner bereik. Alle wijzigingen in cellen buiten dit kleinere bereik leiden niet tot een serie tijdrovende herberekeningen. Het lijkt misschien vreemd dat het gebruik van twee (geneste) functies in plaats van één, tot een kleinere werkmap en tot een snellere herberekening leidt. Dat komt niet omdat VERT.ZOEKEN een inefficiënt geprogrammeerde functie is: de functie doe haar werk supersnel, maar het werkaanbod is gewoon onevenredig groot (zie Tips). Tips Excel is een spreadsheet. De functionaliteit die VERT.ZOEKEN biedt, is functionaliteit die doorgaans geboden wordt door database-pakketten. Overweeg het gebruik van programma’s als MS Access of een SQL-database. Op dezelfde manier maakt u een einde aan de functie HORIZ.ZOEKEN. Hebt u een werkmap met tientallen, honderden, duizenden of (niet te hopen) tienduizenden VERT.ZOEKEN-functies? De alternatieve geneste formule is niet alleen sneller en compacter, maar zelfs ook nog krachtiger dan VERT.ZOEKEN. Bij VERT.ZOEKEN geldt immers dat de kolom waarin gezocht wordt, de meest linkse kolom is van het bereik...

Formules plakken in Excel lukt niet

Symptomen In de ene werkmap is een cel of een bereik gekopieerd, maar het lukt niet deze gegevens in een andere werkmap te plakken.  Remedie Sluit de werkmap waarin u de gegevens wilt plakken (de doelwerkmap). Sluit de Excel-instantie (het Excel-programma) waarin deze werkmap geopend was. Kies in de Excel-instantie waarin de bronwerkmap is geopend Bestand, Openen (of de equivalente opdracht in uw Excelversie) en open de doelwerkmap. Kopieer het gewenste bereik in de bronwerkmap. Plak de gegevens in de doelwerkmap. Verdieping Opent u twee werkmappen met behulp van het Excel-menu, dan is er maar één Excel-programma actief op uw computer. Beide werkmappen maken gebruik van dit ene Excel-programma, en communiceren dus prima met elkaar. Opent u Excel via het Start-menu, opent u een werkmap, start u Excel nogmaals via het Start-menu en opent u weer een werkmap, dan is de situatie anders. Er zijn dan twee Excel-programma’s actief op uw computer: twee Excel-instanties. Die communiceren niet zo goed met elkaar: het plakken van formules vanuit de ene naar de andere werkmap is daar een voorbeeld van. Tips Wilt u herhaald een aantal formule-bereiken omzetten in vaste waarden, dan kunt u misschien handig gebruik maken van dit ‘nadeel’. [Ctrl]+[V] in de tweede Excel-instantie werkt dan immers als Plakken Speciaal, Waarden. Zie ook Excel-instanties. Ctrl+C en Ctrl+V. Bewerken, Plakken Speciaal,...

Ik gebruik datavalidatie, maar het werkt niet.

Symptomen In een Excel werkblad gebruikt u datavalidatie, maar vanaf rij 400 werkt het ‘ineens’ niet meer. Remedie 1 Verwijder overbodige lege cellen en lege regels/kolommen tussen cellen (bereiken) met datavalidatie. Het aantal gebieden met data-validatie is aan een maximum gebonden: door kleinere gebieden aaneen te sluiten, verkleint u het probleem. Remedie 2 Open het Excel-document waarin het probleem zich voordoet. Druk op [Alt]+[F11] om de Visual Basic-omgeving te activeren. Aan de linkerkant van dit Visual-Basic-venster ziet u de Projectverkenner. Zoek hier naar de naam van uw Excel-document. Open dit item indien nodig, door op het plusje links van de bestandsnaam te klikken. Open vervolgens ook de map Microsoft Excel-objecten. Activeer het item van het werkblad waarin u de datavalidatieproblemen wilt oplossen: Zoek de regel met de naam van het werkblad op. Dubbelklik op deze regel. Aan de rechterkant van het venster wordt het venster Programmacode geopend: een groot venster, dat waarschijnlijk nog helemaal wit is. Geef aan dat u een programma wilt maken dat in actie komt op het moment dat in het werkblad een andere cel wordt geselecteerd: Bovenin het venster Programmacode ziet u twee lijstvakken. Open het linkerlijstvak en kies Worksheet. Open vervolgens ook het rechterlijstvak en kies SelectionChange. Open in het Projectvenster de werkmap en in die werkmap het macroblad behorend bij het werkblad waarin u de datavalidatie wilt uitvoeren. Wilt u gegevens valideren in Blad1, dubbelklik dan in het Projectvenster op Blad1. Klik in het codevenster (het grote witte venster rechts). Neem de volgende tekst letterlijk over: Test deze programmacode. Richt het werkblad Blad1 als volgt in: Test het werkblad. Als u in een...

Oeps! Ik heb een bestaand document overschreven!

Symptomen Een gebruiker meldt zich met het volgende probleem. Een cruciaal document is zojuist overschreven. Een leverancierscontract, een factuur, een arbeidsovereenkomst, een offerte. Remedie Kom terstond in actie. U hebt een bestaand document geopend, gewijzigd en opgeslagen. Dit probleem is alleen op te lossen zolang het Word-programma waarin u de blunder hebt gemaakt, nog draait. Sla het gewijzigde bestand op onder een nieuwe naam. Druk op [Ctrl]+[Z], net zolang tot de oorspronkelijke inhoud van het verloren gewaande document weer hersteld is. Sla het herstelde document op onder de oorspronkelijke naam. Verdieping Met de functie Ongedaan maken (Undo) kunt u niet onbeperkt handelingen terugdraaien. Vertrouw dus niet blindelings op de hierboven beschreven remedie: het werkt niet altijd. Maak liever vooraf een kopie van het te gebruiken brondocument met behulp van Windows Verkenner. Tips Gebruik sjablonen om te voorkomen dat dit soort situaties zich in de toekomst nogmaals voordoet. U kunt Word zodanig instellen dat bij het opslaan van een bestand automatisch een kopie wordt gemaakt. Office 2010 en 2013 beschikken over een optie Niet-opgeslagen documenten herstellen. Hiermee kunt u een bestand herstellen dat u vergeten was op te slaan, of een eerdere versie van het bestand terughalen. Kijk in het tabblad Bestand onder Info bij Versies. Zie ook Ongedaan maken. Sjablonen...

Evaluatieversie van Office 2007 of 2010

Symptomen U hebt een nieuwe computer aangeschaft. De verkoper heeft aangegeven dat Microsoft Office (2007) is geïnstalleerd. Toch verloopt het starten van een van de Office-programma’s anders dan u gewend bent. U ziet een venster dat er aan de bovenkant als volgt uitziet: Remedie Controleer allereerst of het juist is dat u een pc met een evaluatieversie hebt besteld en (belangrijker nog) hebt betaald. Of hebt u toch betaald voor een pc met een volledige versie. In dat geval gaat u terug naar de winkel. Hebt u inderdaad een pc met evaluatieversie aangeschaft, maak er dan goed gebruik van. We gaan er in het kader van dit artikel even vanuit dat het geld u niet op de rug groeit: u hebt immers net een nieuwe, dure computer gekocht. Als eerbaar burger hebt u echter het recht de proefversie die door Microsoft is aangeboden, optimaal te benutten. Dit doet u als volgt. Zorg dat u geen verbinding met het internet hebt voordat u verder gaat. Klik in het onderste deel van het venster op de knop met het rode kruisje: Het Office-programma dat u wilt starten laat het volgende dialoogvenster zien: In dit venster wordt aangegeven dat u het programma nog een beperkt aantal keer kunt starten. Dit aantal begint met 25 en elke keer dat u een Office-programma start, gaat er een vanaf. Open twee of drie documenten en typ er een willekeurige tekst in. Sla de documenten niet op. Op deze manier zorgt u ervoor dat u het Office-programma niet per ongeluk sluit: u krijgt immers minimaal twee of drie keer de vraag of u het document wilt...

De performance van m’n Excel-werkmap is slecht

Symptomen Een ontwikkelaar heeft een werkmap gemaakt die op de eigen PC redelijke tot goede reactietijden geeft. Als de werkmap echter op een netwerkschijf wordt geplaatst en ter beschikking wordt gesteld aan eindgebruikers, stort de performance in. Het opslaan van een werkmap duurt (veel) langer dan verwacht. Remedie Breng de omvang van uw werkmap terug. Verdieping Wanneer een Excel-werkmap wordt geopend vanaf een netwerkschijf, reist de werkmap van de netwerkschijf naar uw pc. Slaat u de (ingevulde of gewijzigde) werkmap op, dan is het een heel ander verhaal. Eerst gaat er een verzoek van uw pc naar de fileserver. Dit verzoek bevat de complete werkmap. De fileserver beoordeelt het verzoek en antwoordt ‘ja, bestand mag worden opgeslagen’. Ook dit antwoord bevat weer de hele werkmap. Als uw pc dit antwoord ontvangt, start het feitelijke opslaan: de hele werkmap reist voor de derde keer over het netwerk. Een werkmap van 100 Mb zorgt dus voor minimaal 300 Mb netwerkverkeer. Elke megabyte die u de werkmap kleiner maakt, bespaart dus 3 Mb netwerkverkeer! Tips Er zijn veel manieren om de omvang van een werkmap te verkleinen: Houd het actieve gebied zo klein mogelijk. Neem geen overbodige en/of onnodig grote afbeeldingen in uw werkmap op. Wees kritisch bij het gebruik van ingesloten objecten (embedded objects), en schenk aandacht aan de manier waarop de koppeling tot stand wordt gebracht. Vermijd formules met externe koppelingen zoveel mogelijk. Vermijd het gebruik van functies als VERT.ZOEKEN. Gebruikt u bereiknamen, houd het referentiebereik dan zo klein mogelijk. Laat de bereiknaam niet standaard verwijzen naar bijvoorbeeld $B$2:$B$65535 (tot en met Excel 2003) of $B$2:$B$1048576 (vanaf Excel 2007), als...

Volatiel / Volatile in Excel

Symptomen Werkmappen zijn traag, u bent op zoek naar methoden om ze te versnellen. Een herberekening wordt doorgaans vlot uitgevoerd, maar af en toe is de wachttijd tenenkrommend. Een Excel-expert heeft gewaarschuwd voor het gebruik van ‘volatiele’ functies en acties. U probeert de diepere betekenis van deze opmerking te achterhalen. Remedie voor volatiele standaard Excel-functies Gebruik ze niet. Het betreft: de wiskundige functies ASELECT en ASELECTTUSSEN, de datumfuncties NU en VANDAAG, en de functies INDIRECT, VERSCHUIVEN, CEL en INFO. De waarde van deze functies worden altijd opnieuw bepaald herberekend als Excel gaat herberekenen. Remedie voor zelfgeschreven Excel-functies Neem als eerste instructie in het programma dat de functiewaarde bepaald, de volgende programmacode op: APPLICATION.VOLATILE Deze instructie voorkomt dat de zelfgeschreven functie wordt doorlopen telkens wanneer Excel een herberekening uitvoert. Remedie voor volatiele acties Gebruik ze niet. Het betreft: het openen van een niet-Excel-bestand, bijvoorbeeld een .TXT of een .CSV-bestand, het openen van een werkmap die laatstelijk door een andere Excel-versie was herberekend, het opslaan van een werkmap op het moment dat de optie Berekenen voor opslaan actief is, het invoegen of verwijderen van werkbladen, of het wijzigen van de namen ervan, het invoegen van cellen, rijen en/of kolommen in een werkblad, het filteren of (on)zichtbaar maken van rijen, het toevoegen, wijzigen of verwijderen van bereiknamen, De waarde van deze functies worden altijd opnieuw bepaald herberekend als Excel gaat herberekenen. Verdieping Een aantal Excel-functies staat bij een groot aantal Excel-gebruikers in het zwartboek, omdat ze volatiel zouden zijn. Het betreft met name de functie sINDEX, RIJEN, KOLOMMEN en BEREIKEN. De waarde van deze functies wordt alleen opnieuw bepaald als daar daadwerkelijk...

Waar is het hulpprogramma Office Diagnostische gegevens gebleven?

Symptoom In Office 2007 was een hulpprogramma Office Diagnostische gegevens aanwezig. Dit is in Office 2010 verdwenen. Helpdeskpersoneel of systeembeheer wil diagnostische gegevens over de computer verkrijgen. Remedie Er is geen remedie. Het hulpprogramma Office Diagnostische gegevens is door Microsoft verwijderd uit versie 2010. U kunt gebruik maken van een commercieel diagnostisch programma voor Windows of de diverse in Windows ingebouwde diagnostische programma´s gebruiken. Verdieping In Office 2007 kon u het programma Office Diagnostische gegevens als volgt vinden: Klik op de Office-knop en kies Opties voor [programmanaam]. Voor Word heet de knop bijvoorbeeld Opties voor Word. Klik op Informatiebronnen. Klik op de knop Diagnose uitvoeren. In InfoPath, OneNote, Outlook, Publisher, Project, SharePoint Designer of Visio: Klik in het menu Help op Office Diagnostische gegevens. Het hulpprogramma was ook beschikbaar in het menu Start: Klik in Windows op het menu Start. Kies Alle programma’s, Microsoft Office, Microsoft Office-hulpprogramma’s. Klik op Microsoft Office Diagnostische gegevens. Zie ook Office Performance...

Access database geeft foutmelding 14.0.0000.0000

Symptoom Bij het sluiten van een Access database verschijnt de foutmelding dat voor het wijzigen van het ontwerp minimaal versie 14.0.0000.0000 nodig is Remedie Gebruik de database is de versie waarin hij gemaakt is, namelijk Microsoft Access 2010. Verwijder functionaliteit uit de database zodat hij weer compatibel is met Access 2010. Installeer Access 2007 Service Pack 2 (SP2). Verdieping De database is een .acdb bestand dat is gemaakt in Microsoft Access 2010. Zowel Access 2007 als 2010 maken gebruik van het nieuwe databaseformaat .accdb, maar er zijn wel degelijk verschillen tussen de versies. Access 2010 ondersteunt diverse functies en databasetypen die versie 2007 nog niet kent. Daarom kunt u in een aantal gevallen een in Access 2010 gemaakte database wel openen in versie 2007, maar krijgt u bij het afsluiten een foutmelding zoals hieronder. De melding zelf had wel wat duidelijker mogen zijn. Tot de nieuwe functies waarmee Access 2007 niet overweg kan behoren: Sorteervolgorden voor Chinees, Japans, Roemeens, Servisch, Kroatisch en Bosnisch Databases met Web objecten Datamacro’s Berekende kolommen Gekoppelde tabellen met verbindingsreeksen van meer dan 512 tekens Application Navigation Control Web Browser Control Een factor die het openen van Access 2010 databases nog onduidelijker maakt is het feit dat er verschil zit tussen Access 2007 met Service Pack 1 (SP1) en Access 2007 met Service Pack 2 (SP2). In het eerste geval wil een Access 2010 database soms helemaal niet openen. Heeft u Access 2007 met SP2, dan lukt het openen wel. Maar het bekijken en het wijzigen van het ontwerp van de database kan aan beperkingen onderhevig zijn. Voor de duidelijkheid: als u Access 2007 met...

PowerPoint presentatie direct starten

Symptoom U vindt het onhandig of niet mooi dat een presentatie vanuit de interface van PowerPoint gestart moet worden. Hoe kan ik een presentatie met één muisklik starten, liefst vanaf het bureaublad? Remedie Kies in PowerPoint 2000-2003 Bestand, Opslaan als. Selecteer bij Opslaan als de optie Powerpoint-voorstelling (.pps). Vul een bestandsnaam en een pad in (bijvoorbeeld het bureaublad). Dubbelklik op het nu gemaakte bestand met de extensie .pps. De presentatie zal direct starten, zonder dat de interface van PowerPoint zichtbaar is. Verdieping Het .pps – of vanaf PowerPoint 2007 het .ppxs – bestandsformaat is een speciale versie van een normaal presentatiebestand. Wanneer het geopend wordt zal de presentatie direct worden uitgevoerd vanaf de eerste dia. De interface van PowerPoint wordt niet getoond. Zo is het mogelijk dat u een presentatie op elegante wijze start door op een pictogram op het bureaublad te dubbelklikken. Uw publiek hoeft dan niet toe te kijken hoe u PowerPoint opent, het presentatiebestand zoekt en opent en tot slot de presentatie start. Andere versies In PowerPoint 2007 gebruikt u een ingebouwde menuoptie: Klik op de Office-knop. Wijs naar Opslaan als. Kies PowerPoint-voorstelling en vul de bestandsnaam en het pad in. In PowerPoint 2010 gebruikt u deze stappen: Klik op Bestand. Klik op Opslaan als. Kies PowerPoint-voorstelling en vul de bestandsnaam en het pad in. Het huidige bestand wordt automatisch opgeslagen als een .ppsx bestand, dat een presentatie direct zal starten zonder dat de interface van PowerPoint zichtbaar is. Zie ook Presentatie tonen zonder PowerPoint. Presentatie op andere computers niet...

Nieuwe Plakopties (en werkwijze) in Office

Symptomen U wilt de snelle methoden voor plakken op speciale manieren toepassen. Remedie Snelste methode in 2010: Plak het eerder geknipte of gekopieerde object, tekstdeel, item, et cetera, via sneltoets [Ctrl]+[v] op de doellocatie. Er verschijnt een kadertje met een klembordje (zoals in eerdere versies), maar nu ook met ‘(Ctrl)’ erbij vermeld. Druk eenmaal op de [Ctrl]-toets (niet ingedrukt houden). Onder het klembordje verschijnt een kadertje met de plakmogelijkheden (kan overigens ook in beeld gebracht worden met een muisklik). Kies de letter van de gewenste plakoptie. Verdieping In het voorbeeld in de figuur hierboven van Word 2010 kunt u kiezen uit (wijs eventueel de opties aan om de uitlegkadertjes te lezen): O; Opmaak van bron behouden. Dit komt overeen met ‘normaal’ plakken. Als dat is wat u wilt, is een letter kiezen eigenlijk niet meer nodig. De mogelijkheid om die letter te kiezen moet er wel zijn, want zoals in de figuur te zien: u zou als standaardoptie een andere plakmethode kunnen hebben ingesteld. M; Opmaak samenvoegen T; Alleen tekst behouden. Is hetzelfde als Plakken speciaal, Niet-opgemaakte tekst. Zie verderop ook nog andere plakmogelijkheden. Het aanwijzen van de plakopties heeft trouwens nog een handige bijwerking: u ziet door de Directe Weergave alvast wat het resultaat zal zijn van uw keuze. Dat kan onder andere afhankelijk zijn van de exacte locatie waar u plakt: zo kan er bijvoorbeeld wel of geen verschil zijn tussen opmaak samenvoegen of alleen tekst behouden. Die vernieuwde vorm van de plakopties verschijnt altijd en in elke Officetoepassing als u iets plakt, op welke wijze dan ook, via (snel)menu of sneltoets. Welke opties u aangeboden krijgt,...

Sparklines gebruiken in Excel

Symptomen De gebruiker wil behalve via voorwaardelijke opmaak of aparte grafieken trends weer kunnen geven van de gegevens in een rekenmodel met de nieuwe Sparklines. Verdieping Nieuw in Excel 2010 en 2013 zijn de zogenaamde sparklines: zo kan het programma kleine grafieken in een cel laten verschijnen, bijvoorbeeld om bepaalde trends in gegevens te visualiseren. Uitgaande van een rekenmodel zoals in bijgaande figuur – maandcijfers met een kwartaal(sub)totaal – kunt u in kolom F die trendgrafiekjes op de volgende manier laten tekenen (het label ‘trends’ staat dus in cel F2). Selecteer cel F3, dus de lege cel rechts naast het kwartaaltotaal, onder het label. Kies via tab Invoegen, Sparklines een lijnvormige sparkline. Selecteer het gegevensbereik waarover de sparkline moet worden weergegeven, dus in de voorbeeldfiguur hierboven de maandomzetten in de cellenreeks B3:D3. Klik OK en zie het trendlijntje verschijnen. Meteen verschijnt ook een nieuwe hulptab Hulpmiddelen voor sparklines. Bekijk er de mogelijkheden en kies onder andere het vinkje in groep Weergeven bij Markeringen. Dan verschijnen in de sparkline de punten voor de drie maanden zoals in de figuur. Laat in de cellen onder F3 de sparklines ook verschijnen door te kopiëren: het snelst doet u dat dus met de Kopieer-tool (vulgreep). Er zijn behalve lijnen ook kolommetjes of winst/verliesbalkjes te kiezen en er is een keur aan in te stellen stijlen en opties voor de sparklines. Kijk bijvoorbeeld eens naar de manier om de hoogste of laagste waarde in zo’n celgrafiekje extra te benadrukken. Voorwaardelijke opmaak Ook combinaties met voorwaardelijke opmaak en effecten met bijvoorbeeld pictogrammetjes zijn mogelijk. Microsoft geeft in Help een aardig voorbeeld, kijk maar. De gekleurde pijlen...